قضايا الأسرة والأحوال الشخصية

خصوصيات الأسرة… لا تخرج عن فريق الملف

في قضايا الأسرة والأحوال الشخصية يحفظ مُرافِع الملف أمام محكمة الأسرة أو دوائر التركات بخيار «دعوى سرية» يقصره على فريق عمله، ومستندات يمكن قصرها على أشخاص بالاسم، وبوابة عملاء يحدد فيها المكتب بدقة ما يطّلع عليه كل موكل.

محكمة الأسرةمحكمة الأسرة – دوائر التركاتنيابة الأحداث والأسرة

احجز عرضاً تجريبياً المحاكم والنيابات القطرية

رحلة الملف

من فتح الملف حتى إغلاقه

1
ابدأ بالاستشارة
سجّل الاستشارة الأولى بتصنيفها ووسيلتها والرأي المقدم، وحدد تاريخ متابعة إن احتاج الموكل وقتاً لقراره.
2
افتح الدعوى سرية
اختر محكمة الأسرة أو دوائر التركات جهةً للنظر، وفعّل «دعوى سرية» من البداية، وحدد فريق العمل.
3
أضف أطراف الملف
في ملفات التركات يُضاف الورثة الموكلون إلى الدعوى نفسها، لكلٍّ منهم ملفه وصفته وحسابه وعقد أتعابه.
4
احفظ المستندات بقيودها
ارفع كل مستند بنوعه، وقيّد الحساس منه بأشخاص محددين، واختر ما يظهر للموكل في البوابة.
5
تابع الجلسات وما يصل للموكل
سجّل قرار كل جلسة والجلسة القادمة، وقرر لكل جلسة إن كانت تظهر للموكل وتصله تذكيراتها.
6
سجّل الحكم وأغلق الملف
الحكم ومنطوقه وآخر موعد للطعن المقترح من الإعدادات، ثم الحالة «منتهية» أو «محفوظة بالأرشيف».

ما يسجّله النظام

ملف قضايا الأسرة والأحوال الشخصية كما يجب أن يكون

الدعوى السرية

ملف لا يراه من موظفي المكتب إلا فريقه، ومن منحه المكتب صلاحية الاطلاع على الدعاوى السرية.

مستند لأشخاص محددين

أي مستند داخل الدعوى يمكن قصره على أسماء بعينها، فلا يراه غيرهم حتى من فريق العمل.

عدة موكلين على ملف واحد

الورثة أو أفراد الأسرة الموكلون في الدعوى نفسها، لكل منهم صفته وملفه وحسابه المستقل.

عقد أتعاب لكل موكل

يُربط كل موكل على الملف بعقد أتعابه، فتُتابع دفعاته وكشف حسابه منفصلاً عن الآخرين.

ما يظهر في البوابة

الجلسات والمستندات والحساب المالي والخدمات لكل موكل، وأنواع المستندات المسموح له بالاطلاع عليها.

سجل الاطلاع

كل معاينة وكل تحميل لمستند مسجّل في سجل التدقيق باسم الموظف ووقته.

مواعيد يتابعها النظام

تذكير بالجلسة للمحامي وفريقه، وللموكل إن كانت الجلسة ظاهرة له
آخر موعد للطعن مقترحاً من مدد الطعن في الإعدادات، وتنبيه قبله بسبعة أيام ثم بيومين
تاريخ المتابعة المحدد في الاستشارة
تنبيه قبل انتهاء التوكيل بالمدة المحددة في الإعدادات
تنبيه قبل انتهاء البطاقة الشخصية لكل موكل على الملف
دفعات عقد أتعاب كل وارث: المستحقة والمتأخرة

أوراق الملف

صحيفة الدعوى
التوكيل
عقد الزواج أو وثيقة الطلاق
شهادات ميلاد الأبناء
وثيقة حصر الورثة
صور البطاقات الشخصية
المذكرات ومحاضر الجلسات
الحكم

تُرفع في ملف الدعوى، وتُعاين داخل النظام، ويحدد المكتب من يطّلع عليها.

سرية على مستويين: الدعوى والمستند

تُدار قضايا الأسرة في مُرافِع بطبقتين من الخصوصية. الأولى على مستوى الدعوى: خيار «دعوى سرية» يجعل الملف ظاهراً لفريق عمله ولمن يملك صلاحية عرض الدعاوى السرية فقط، فلا يظهر لبقية موظفي المكتب. والثانية على مستوى المستند: فداخل الدعوى نفسها يمكن قصر تقرير أو مراسلة على أشخاص محددين بالاسم، فلا يراها غيرهم حتى من الفريق. وهذا ما يحتاجه ملف فيه أوراق لا ينبغي أن يطّلع عليها إلا المحامي المسؤول.

ويضبط المكتب الصلاحيات حول ذلك بدقة، فبرنامج إدارة مكتب المحاماة هنا يفصل «عرض المستندات ومعاينتها» عن «تحميل المستندات»، ويستطيع الموظف الإداري أن يعاين ورقة دون أن ينزّلها إلى جهازه. وتُسجَّل كل معاينة وكل تحميل في سجل التدقيق باسم الموظف ووقتها، فإن سُئل المكتب يوماً عمّن اطّلع على مستند في ملف حضانة أو نفقة وجد الجواب مكتوباً. ويُسجَّل خروج المستخدم تلقائياً بعد مدة عدم النشاط التي يحددها المكتب.

التركات: ورثة كثيرون في دعوى واحدة

كثيراً ما تجمع ملفات دوائر التركات عدة ورثة يوكّلون المكتب في نزاع واحد. يتيح مُرافِع إضافتهم جميعاً إلى ملف الدعوى نفسه من «إضافة موكل»: لكل وارث ملفه وصفته وحسابه المستقل، وكلهم تحت دعوى واحدة. وفي رول الجلسات تظهر الجلسة باسم أول موكل مع «و3 آخرون» مثلاً، ويُطبع الرول بالأسماء كاملة، ويجد البحث الملف بأي اسم منها. وإذا سُجّل أحد الورثة مرتين كشفته شاشة الملفات المكررة ودمجته في سجل واحد.

ولأن لكل وارث التزامه المالي، يُربط كل موكل على الملف بعقد أتعابه من زر «تعديل الصفة / عقد الأتعاب»، فتُتابع دفعات كل عقد منفصلة ويخرج كشف حساب كل موكل وحده. ولا يقبل النظام ربط موكل بعقد لا يخصه. وبهذا لا يختلط ما دفعه أحد الإخوة بما دفعه غيره، ولا يحتاج المحاسب إلى جداول جانبية ليعرف المتبقي على كل واحد منهم. وإن سمح المكتب، رأى كل وارث في البوابة حسابه هو وحده: ما دفعه وما بقي عليه والدفعة القادمة.

تواصل موزون مع الموكل

قد يمر الموكل في قضايا الأسرة بظرف صعب، والرسالة غير الموزونة تزيد قلقه. لذلك يختار المكتب في مُرافِع ما يظهر لكل موكل في بوابة العملاء: الجلسات، والمستندات، والحساب المالي، والخدمات، وأنواع المستندات المسموح بها كالأحكام وصحف الدعاوى. ولكل جلسة خيار يحدد إن كانت تظهر للموكل وتصله تذكيراتها. ويمكن الاكتفاء بمعاينة المستندات داخل البوابة دون تحميلها، فلا تنتقل نسخ الأوراق الحساسة إلى أجهزة لا يعرفها المكتب.

وعند تغيير حالة الدعوى تُضاف ملاحظة اختيارية تُسجَّل في «المستجدات» وتظهر للموكل، فتُكتب بعناية قبل حفظها. ويراسل الموكل المكتب من صندوق الرسائل في البوابة، فتصل رسالته إلى المحامي المسؤول وفريق الدعوى، ويرى متى قُرئت، ويأتيه الرد في صندوقه نفسه، فيبقى الحديث في قناة يعرفها المكتب بدل رسائل متفرقة على الهواتف الشخصية. أما الإشعارات بالبريد أو الواتساب فتُكتب من قوالب يعدّها المكتب، مع معاينة النص قبل الإرسال، وتُسجَّل كل رسالة بحالتها في سجل الرسائل.

أسئلة وأجوبة

أسئلة عن قضايا الأسرة والأحوال الشخصية

يقرر المكتب ذلك بنفسه. فالدعوى السرية تظهر لفريق عملها ولمن يُمنح صلاحية «عرض الدعاوى السرية»؛ فإن أُعطيت هذه الصلاحية لدور الشريك المدير رآها، وإن لم تُعطَ لم يرها إلا إذا كان عضواً في فريق عملها.

أضف الورثة إلى ملف الدعوى نفسه من «إضافة موكل»، لكلٍّ منهم صفته وملفه وحسابه، واربط كل واحد بعقد أتعابه. وتظهر الجلسة في الرول باسم أول موكل مع عدد الآخرين، ويُطبع الرول بأسمائهم كاملة.

لا، بل ما يختاره المكتب فقط. يحدد المكتب لكل موكل أنواع المستندات المسموح له بالاطلاع عليها، وإن كان يستطيع تحميلها أو يكتفي بمعاينتها داخل البوابة، ولا يظهر له إلا ما حُدّد ظاهراً للموكل.

نعم، في «البلاغات والشكاوى» مع مركز الشرطة والرقم المرجعي والنيابة المختصة، ومنها نيابة الأحداث والأسرة في القائمة المُهيّأة. وتُتابع حالتها حتى الإحالة أو الحفظ أو التصالح، وتُربط بالدعوى إن أُحيلت.

نعم. يسجّل مُرافِع كل معاينة وكل تحميل لمستند في سجل التدقيق باسم الموظف ووقتها. ويمكن السماح لموظف بمعاينة المستندات دون تحميلها، لأن المعاينة والتحميل صلاحيتان منفصلتان.

أنواع القضايا