ابدأ مكتبك منظّماً… ولا تغيّر نظامك حين يكبر
أسهل وقت لتنظيم المكتب هو ما قبل أول ملف. مع مُرافِع يبدأ مكتبك الجديد على رابطه الخاص بشعاره وألوانه وخطه، وبأدوار فريقه، وبصياغة عقد أتعابه، وبنماذج تُعبّأ من النظام، وببوابة لموكليه؛ ثم يضيف المحامين والموظفين كلما توسّع، في الباقة الشاملة نفسها.
ما يثقل يومك اليوم
- 01
حلول مؤقتة تصبح دائمة
دفتر للجلسات وجدول للأتعاب ومجموعة واتساب للفريق؛ حلول البداية السريعة التي يصعب تركها بعد سنة من العمل.
- 02
صورة المكتب أمام أول موكل
سند مكتوب باليد وعقد بلا ترويسة يقولان للموكل الأول إن المكتب لم يكتمل بعد، مهما كانت كفاءة محاميه.
- 03
ترقيم بلا قاعدة
أرقام ملفات الموكلين والدعاوى تبدأ كيفما اتفق، ثم يصعب توحيدها حين تتراكم الملفات وتكثر الأيدي.
- 04
نظام يضيق مع النمو
برنامج يكفي لمحامٍ واحد، ثم يضطر المكتب إلى نقل بياناته من جديد حين يضم محامياً ثانياً ومحاسباً.
ما الذي يتغيّر في مكتبك
هوية مكتبك من اليوم الأول
الشعار والألوان والخط والعبارة التعريفية في صفحة الدخول والشاشات والمطبوعات وبوابة العملاء، على رابط خاص بمكتبك.
عقد أتعاب بصياغتك
قالب بعنوانه وتمهيده وبنوده وتوقيعاته، يبدأ بنموذج افتراضي يراجعه محاموك ويعدّلونه قبل أول عقد.
أدوار قبل الموظفين
أدوار جاهزة تعدّلها، فكل من ينضم لاحقاً يأخذ دوره وصلاحياته من أول دخول.
نماذج ومطبوعات رسمية
طلب الخدمة وطلب المصروفات واستمارة الاستشارة وإقرار تسليم المستندات، برقم متسلسل وترويسة المكتب.
بوابة لموكليك
يدخلها الموكل بحساب يفعّله المكتب، ويرى ما تحدده من جلسات ومستندات وحساب، ولا يُحتسب الموكلون مستخدمين.
نظام يكبر معك
باقة واحدة شاملة بلا حد للمستخدمين أو المستندات، فانضمام محامٍ أو محاسب لا يعني نظاماً جديداً ولا نقل بيانات.
من الصباح حتى آخر جلسة… مع مُرافِع
- 9:00 ص
بيانات المكتب الرسمية
يُدخل الشريك من الإعدادات ← بيانات المكتب رقم رخصة المنشأة المهنية واسم المحامي صاحب المكتب والعنوان، لتُطبع في العقود وسندات الإنابة.
- 10:30 ص
قالب العقد ومدد الطعن
يراجع مع زميله بنود «قالب عقد الأتعاب» ويعدّلها، ثم يراجعان المدد المبدئية في الإعدادات ← مدد الطعن ويضبطانها وفق تقديرهما القانوني.
- 12:00 م
حسابات الفريق
يضيف حساب المحامية بدور «محامٍ» ورقم القيد، وحساب السكرتير بدور «سكرتارية»، ولكلٍّ كلمة مرور مؤقتة يغيّرها عند أول دخول.
- 2:00 م
أول موكل
يُولَّد رقم ملفه تلقائياً ويُعدَّل وفق نظام الترقيم الذي اختاره المكتب، ثم يُكتب عقده من القالب ويُطبع بترويسة المكتب، ويُصدر سند قبض الدفعة الأولى.
- 4:00 م
بوابة الموكل
يفعّل له دخول البوابة ويختار أن يرى الجلسات والأحكام وصحف الدعاوى دون تحميلها، ويرسل إليه بيانات الدخول عبر الواتساب.
لماذا تبدأ المكاتب الجديدة بنظام إدارة من اليوم الأول؟
لأن تكلفة التنظيم في البداية أقل منها في أي وقت لاحق. المكتب الذي يبدأ بالدفاتر والجداول يحتاج بعد سنة إلى جمع ملفاته من أماكن متفرقة ونقلها، بينما المكتب الذي يبدأ على برنامج إدارة مكتب محاماة يبني سجله يوماً بيوم: كل موكل بملف مرقّم، وكل دعوى بدرجاتها وجلساتها، وكل مبلغ بسند. ولا يحتاج مُرافِع إلى خوادم تُشترى أو برامج تُثبَّت؛ يكفي متصفح على الحاسوب أو الهاتف، وهو ما يناسب مكتباً ينفق بحذر في سنته الأولى.
ويأتي النظام مهيأً لعمل المكاتب في قطر، في الدوحة وخارجها: درجات التقاضي من الابتدائي إلى التمييز والتنفيذ والتحكيم، وأسماء المحاكم والنيابات واللجان القطرية جاهزة في القوائم، والمبالغ بالريال القطري تُكتب بالحروف في السندات تلقائياً. فلا يقضي الفريق أسابيعه الأولى في بناء القوائم، بل يبدأ بإدخال الموكلين والدعاوى مباشرة، ويجد في النظام نفسه دليل استخدام يشرح كل قسم خطوة بخطوة. وإن احتاج المكتب جهة غير موجودة في القوائم، أضافها مدير النظام من الإعدادات ← المسميات.
هوية المكتب وأوراقه: الانطباع الأول عند الموكل
يعمل نظام مكتبك على رابط خاص به، أو على نطاق باسم مكتبك عند الطلب، ويظهر بشعاره وألوانه وخطه وعبارته التعريفية في صفحة الدخول وترويسة المطبوعات، ونجهّز هذه الهوية عند الإطلاق. وعند تثبيته على الهاتف تظهر أيقونته بشعار المكتب. وتخرج سندات القبض والصرف بتصميم دفتر سندات المكتب، الأصل والصورة في ورقة A4 أو نسخة واحدة أو ورق A5 بالعرض، وإن كان لديك ورق مطبوع عليه الشعار أوقفت طباعة الترويسة فتبقى مساحتها فارغة.
أما الأوراق التي تحمل التزامات المكتب فتبدأ من صياغته هو: «قالب عقد الأتعاب» بعنوانه وتمهيده وبنوده وتوقيعاته، تُملأ فيه الأجزاء المتغيرة فقط، من نطاق الأعمال الذي يُكتب من بيانات الدعوى بزر، إلى قيمة الأتعاب رقماً وكتابةً وجدول الدفعات. وإلى جانبه أربعة نماذج رسمية: استمارة طلب خدمة، واستمارة طلب مصروفات، واستمارة استشارة قانونية، وإقرار تسليم مستندات، لكلٍّ منها رقم متسلسل ومعاينة كما سيُطبع.
فريق يكبر دون أن يتغير النظام
حين يضم المكتب الجديد محامياً ثانياً أو سكرتيراً أو محاسباً، يكفي أن تنشئ له حساباً وتختار دوره. فالأدوار تأتي جاهزة، مثل الشريك المدير والمحامي والمستشار والباحث والمحاسب والسكرتارية والمندوب، وتعدّل صلاحياتها لكل قسم كما يناسب مكتبك، وتضيف استثناءً لموظف بعينه عند الحاجة. وتحدد من البداية من يرى جميع الدعاوى، ومن يرى الأتعاب، ومن يحمّل المستندات، فلا تُبنى الثقة على عادات غير مكتوبة.
وحين يزداد عدد الموكلين تظهر قيمة ما بدأته مبكراً: بوابة العملاء تخفف أسئلتهم المتكررة، والتذكيرات تصلهم بالبريد أو الواتساب وفق قوالب رسائلك، والإحصائيات تُظهر نمو المكتب بالدرجة والحالة والمحامي. أما الاشتراك فباقة واحدة تضم كل الوحدات دون سقف لعدد المستخدمين أو لمساحة المستندات، وسعرها حسب الطلب وفق حجم المكتب واحتياجه، مع إمكانية التجربة قبل الاشتراك، وتُرتَّب التهيئة وتدريب الفريق حسب الاتفاق. والموكلون الذين يدخلون بوابة العملاء لا يُحتسبون ضمن المستخدمين.
أسئلة لمكتب جديد يبدأ
قبل تسجيل أول ملف إن أمكن، لأن كل ملف يدخل النظام من بدايته يُغني عن نقله لاحقاً. ويمكن أن تبدأ بالأقسام التي تحتاجها اليوم، كالموكلين والدعاوى والعقود والسندات، وتبقى بقية الأقسام جاهزة متى احتجت إليها.
لا. يعمل مُرافِع سحابياً من المتصفح، ولكل مكتب قاعدة بيانات مستقلة ورابط خاص، وتُنسخ بياناته وملفاته احتياطياً يومياً. ويكفي أن يكون لدى فريقك حاسوب أو هاتف بمتصفح حديث.
نعم. يعمل نظامك على رابط خاص بمكتبك، بشعاره وألوانه وخطه، وتظهر هويته في صفحة الدخول وبوابة العملاء والمطبوعات وأيقونة التطبيق على الهاتف. ونجهّز هذه الهوية لك عند الإطلاق.
لا. الباقة واحدة لكل المكاتب، تضم كل المزايا ولا تضع حداً لعدد المستخدمين، فتضيف المحامين والموظفين متى انضموا دون تغيير النظام أو فقد أي بيانات، ويُحدَّد السعر حسب حجم مكتبك واحتياجه.
نعم. يبدأ كل مكتب بنموذج افتراضي في الإعدادات ← «قالب عقد الأتعاب»، يراجعه محاموه ويعدّلون عنوانه وتمهيده وبنوده وتوقيعاته، ثم تُملأ الأجزاء المتغيرة من العقد وملف الموكل وبيانات المكتب عند الطباعة. ويمكن طباعة العقد فارغاً للتعبئة اليدوية.
حلول لمكاتب أخرى
للمحامي الذي يدير جلساته وموكليه وأتعابه بنفسه: ملفاته على هاتفه، والجلسة القادمة تُنشأ من قرار الجلسة، وتنبيه قبل كل موعد طعن.
اكتشف برنامج إدارة مكتب محاماة صغير أو متوسطلمكتب يضم شريكاً ومحامين وسكرتارية ومحاسباً: ملف واحد يعمل عليه الجميع كلٌّ بصلاحيته، وتسليم واضح للعمل من الاستقبال إلى التحصيل.
اكتشف نظام إدارة القضايا للمكاتب الكبيرة ومتعددة الفرقلمكتب بفرق متعددة ومحامين كثيرين: صلاحيات لكل قسم ولكل موظف، ودعاوى سرية، واعتماد على مرحلتين، وسجل تدقيق يحفظ من فعل ماذا ومتى.
اكتشف برنامج إدارة الاستشارات والخدمات القانونيةللمكتب الذي يعمل في الاستشارات وصياغة العقود وتأسيس الشركات والتوثيق: سجل لكل استشارة، ومراحل لكل خدمة، وأتعاب مربوطة بالعمل.
اكتشف نظام متابعة القضايا للإدارات القانونية في الشركاتلإدارة قانونية تتابع قضايا شركتها أمام المحاكم واللجان القطرية: الجلسات والأحكام ومواعيد الطعن والتوكيلات والمستندات، وتقارير للإدارة العليا.
اكتشف
جاهز لتنظيم مكتبك؟
احجز عرضاً تجريبياً، ونريك مُرافِع على أمثلة تشبه عمل مكتبك اليومي: من الاستشارة الأولى حتى الحكم النهائي.
عربي بالكامل · بالريال القطري · قاعدة بيانات مستقلة لكل مكتب