ملفات حساسة وفرق متعددة… وكل معاينة مسجّلة باسم صاحبها

لماذا تختلف إدارة المكتب الكبير؟

لأن عدد من يلمس الملف يكبر مع المكتب، ومعه يكبر خطر الاطلاع غير الضروري والخطأ الذي لا يُعرف مصدره. ونظام إدارة القضايا في مكتب كبير يجب أن يجيب في كل لحظة عن ثلاثة أسئلة: من يحق له رؤية هذا الملف؟ ومن اعتمد هذا الصرف؟ ومن غيّر هذا التاريخ؟ ويجيب مُرافِع عنها بأدوات يديرها المكتب بنفسه: صلاحيات، واعتمادات، وسجل تدقيق، دون أن يُبطئ عمل المحامين اليومي.

ويبدأ العزل من الأساس: لكل مكتب على مُرافِع قاعدة بيانات مستقلة ومساحة ملفات خاصة ورابط خاص، فلا تختلط بياناته ببيانات مكتب آخر. وداخل المكتب تمر كل شاشة عبر صلاحيات الدور، حتى الإحصائيات تُحتسب ضمن نطاق صلاحيات من يعرضها، فلا يرى محامٍ أرقام ملفات لا يحق له فتحها، ولا يصل إلى مستند لم يُسمح له به. وحتى الموكل في بوابة العملاء لا يرى إلا ما حدده المكتب له من جلسات ومستندات وحساب.

وفي المكتب متعدد الفرق يصبح «فريق العمل» في كل دعوى وحدة التنظيم: يُحدَّد عند فتح الملف، ويُنسخ إلى ملف الاستئناف أو التمييز أو التنفيذ عند فتحه، ويصله تنبيه الجلسات ومواعيد الطعن، ويمكن إنشاء مجموعة محادثة خاصة به. ومن «الإحصائيات والتقارير» تختار محامياً لترى أرقامه وحده، أو تترك الاختيار لترى المكتب كاملاً. ولا يختفي الملف عن مستلمه إذا انتقل إلى فريق آخر، فلا يضيع أثر من استقبل الموكل أول مرة.

من يرى ماذا: صلاحيات على ثلاث طبقات

الطبقة الأولى هي الدور: تنشئ أدواراً مثل شريك ومحامٍ ومستشار ومحاسب وسكرتارية، وتحدد لكل قسم الاطلاع والإضافة والتعديل والحذف والطباعة، مع «تحديد الكل» لمنح القسم كاملاً. والثانية نطاق الاطلاع: «عرض الدعاوى المسندة إليه» أو «عرض جميع دعاوى المكتب»، و«عرض الدعاوى السرية» للملفات الحساسة. والثالثة استثناءات الموظف: صلاحية تُضاف لشخص وحده أو تُحجب عنه دون تغيير دوره، ويلغي التخصيص زر «إعادة لصلاحيات الدور».

وللمال والمستندات صلاحيات مستقلة، لأن الاطلاع على الملف لا يعني الاطلاع على كل ما فيه. فـ«الاطلاع على الأتعاب والمسدد والمتبقي» تحدد من يرى المبالغ في الخدمات والاستشارات، و«الاطلاع على مصاريف المكتب» تفصل الرواتب والإيجار عن مصروفات الدعاوى، و«تحميل المستندات» منفصلة عن معاينتها. ولكل مطبوع عمود «طباعة» في جدول الصلاحيات، فقد يطّلع الموظف على كشف حساب الموكل دون أن يملك طباعته.

الاعتماد والمساءلة: لكل خطوة اسم ووقت

في المكتب الكبير لا تُصرف المبالغ بقرار شفهي. يعبّئ الموظف «طلب صرف مصروفات» فيصل تنبيه للإدارة المالية، فتوافق أو لا توافق مع ملاحظة بعد مراجعة الرصيد والمبلغ المخصوم والمتبقي، ثم تعتمد الإدارة العليا الطلب أو ترفضه مع السبب. وبعد الاعتماد يصدر المحاسب سند الصرف من صفحة الطلب، فيُسجَّل الطلب منفذاً ويُطبع رقم السند عليه. وفي «طلب خدمة قضائية» تحدد الإدارة العليا فريق العمل وطريقة الأتعاب.

وكل ذلك يحفظه سجل التدقيق: الإضافة والتعديل والحذف والدخول، ومعاينة المستندات وتحميلها، وطباعة السندات برقمها، مع اسم المستخدم والوقت والجهاز. ويستطيع المكتب إيقاف دخول الدعم الفني إلى نظامه، وكل دخول للدعم يُسجَّل في السجل نفسه. وعند مغادرة موظف يُوقف حسابه وتبقى أعماله، ويُسجَّل خروج أي مستخدم تلقائياً بعد مدة عدم النشاط التي يحددها المكتب. وتُسجَّل عمليات الحذف بوصف السجل المحذوف، ويمكن استرجاع البيانات بالاستعادة من نسخة احتياطية سابقة.