الفريق كله على الملف نفسه… من الاستقبال حتى سند القبض
حين يعمل في المكتب شريك ومحامون وسكرتارية ومحاسب، تضيع المعلومة بين المكالمات ومجموعات الواتساب. مُرافِع يجعل كل خطوة مسجّلة باسم صاحبها: من استلم أوراق الموكل، ومن أُسند إليه الملف، وما قرار آخر جلسة، وهل سُدّدت الدفعة؛ فيعرف كل واحد ما عليه دون أن يسأل غيره.
ما يثقل يومك اليوم
- 01
المعلومة عند شخص واحد
قرار الجلسة يعرفه من حضرها، وموعد الدفعة يعرفه المحاسب، وأوراق الموكل الجديد عند السكرتارية؛ فإذا غاب أحدهم توقف العمل عند بابه.
- 02
مجموعة واتساب للمكتب كله
صور أحكام وتعليمات عمل ورسائل شخصية في محادثة واحدة، يصعب الرجوع إليها بعد أسبوع، ولا يُعرف من قرأ ماذا.
- 03
توزيع عمل بلا أرقام
لا يعرف الشريك كم ملفاً على كل محامٍ ولا أي المذكرات تأخرت، إلا باجتماع أو جولة على المكاتب.
- 04
رول يُكتب باليد
جدول جلسات اليوم يُجمع صباحاً من دفاتر المحامين، فتسقط منه جلسة أُجّلت أمس أو تتكرر فيه أخرى.
ما الذي يتغيّر في مكتبك
المستلم والمسند إليه
لكل ملف من استلم أوراقه ومن المسؤول عن العمل فيه، وتقرير بعدد ملفات كل موظف خلال الفترة.
أجندة المكتب في عرض واحد
الجلسات ومواعيد الطعن والتظلم وانتهاء التوكيلات والبطاقات، فيعرف الجميع ما ينتظر المكتب هذا الأسبوع.
محادثات بدل المجموعة العامة
محادثات فردية ومجموعات لفريق كل دعوى، مع إرفاق ملف أو مشاركة رابط ملف الدعوى، وحالة القراءة.
رول الجلسات جاهز للطباعة
جلسات اليوم مرتبة حسب المحكمة والوقت، تُطبع أو تُحفظ PDF وتوزَّع على المحامين والمندوبين.
مذكرات لا تتأخر بصمت
لكل مذكرة محامٍ مكلف ومراجع وموعد تقديم، وتنبيه لهما مع اقتراب الموعد، وعددها قيد الكتابة على لوحة التحكم.
كلٌّ بصلاحيته
المحامي يرى دعاواه، والمحاسب يتولى الحسابات، والسكرتارية تسجّل الملفات دون أن تطّلع على مصاريف المكتب.
من الصباح حتى آخر جلسة… مع مُرافِع
- 8:00 ص
السكرتارية تطبع الرول
تختار اليوم من «الجلسات» فتظهر جلساته مرتبة حسب المحكمة والوقت، وتطبع نسخة لكل محامٍ وللمندوب.
- 10:15 ص
موكل جديد عند الاستقبال
تبدأ السكرتيرة بفتح ملفه، فينبّهها النظام إلى أن رقم بطاقته مسجّل من قبل، فتفتح ملفه القائم بدل إنشاء ملف مكرر.
- 12:30 م
الشريك يوزّع العمل
يحدد في الدعوى الجديدة المسند إليه وفريق العمل، ثم ينشئ مذكرة الدفاع بمحامٍ مكلف ومراجع وموعد تقديم.
- 2:00 م
المحاسب يقبض الدفعة
يختار العقد والدفعة المستحقة ويصدر سند القبض بترويسة المكتب، فتتحدث حالة الدفعة في «دفعات العقود» وفي كشف حساب الموكل.
- 4:30 م
تسليم قبل نهاية الدوام
يكتب المحامي في مجموعة فريق الدعوى ما يلزم لجلسة الغد، ويرفع صورة الحكم في مستندات الملف بدل إرسالها في محادثة عامة.
ما الذي يحتاجه مكتب محاماة من شخصين إلى خمسة عشر؟
يحتاج المكتب الصغير والمتوسط إلى شيء واحد قبل أي ميزة: أن تكون المعلومة في الملف لا في ذاكرة الأشخاص. ففي مكتب بهذا الحجم يتنقل الملف الواحد بين أربع أيدٍ أو خمس: السكرتارية تستلم الأوراق، والشريك يقرر من يتولاها، والمحامي يرافع ويكتب، والمحاسب يقبض ويصرف. ومُرافِع نظام إدارة مكاتب المحاماة يربط هذه الأيدي بملف واحد، وتظهر لكل منهم الأقسام التي يسمح بها دوره.
ويبدأ ذلك من لحظة الاستلام: كل دعوى وبلاغ وخدمة واستشارة يُسجَّل لها «المستلم» الذي استلم الأوراق وسجّل الملف، و«المسند إليه» المسؤول عن العمل. يظهر الاثنان في صفحة الملف وفي القوائم، ويمكن التصفية بأيٍّ منهما، ومن «الإحصائيات والتقارير» ← «المستلم والمسند إليه» يرى الشريك عدد الملفات التي استلمها كل موظف أو أُسندت إليه خلال الفترة، ويفتح الملفات نفسها بالضغط على الرقم.
التنسيق اليومي: من رول الصباح إلى محادثة الفريق
يبدأ صباح المكتب من رول الجلسات: جلسات اليوم مرتبة حسب المحكمة والوقت، تُطبع أو تُحفظ PDF لتوزيعها على المحامين والمندوبين. وإذا كان على الملف أكثر من موكل ظهرت الجلسة باسم أولهم مع «وآخر» أو «و3 آخرون»، وطُبع الرول بأسمائهم كاملة. وبعد كل جلسة يسجّل المحامي الحاضر قرارها، فتُنشأ الجلسة القادمة ويصل التنبيه للمحامي المسؤول وفريق العمل قبل موعدها، فلا يعتمد أحد على ورقة معلّقة على الجدار.
أما التواصل الداخلي فينتقل من مجموعة الواتساب العامة إلى المحادثات داخل النظام: محادثة فردية مع زميل، أو مجموعة لفريق دعوى بعينها، مع إرفاق ملف أو مشاركة رابط ملف الدعوى. تظهر علامة ✓✓ الزرقاء حين يقرأ الزميل الرسالة، والنقطة الخضراء حين يكون متصلاً، ويصل إشعار على الجهاز حتى والنظام مغلق. وتبقى محادثات العمل داخل نظام المكتب، منفصلة عن محادثات الواتساب الشخصية.
رؤية الشريك دون اجتماع كل صباح
يحتاج الشريك في المكتب المتوسط إلى أن يعرف أين يقف العمل دون أن يجمع الفريق كل يوم. تعرض لوحة التحكم «مواعيد يجب الانتباه لها» من مواعيد الطعن والتظلم، وعدد المذكرات قيد الكتابة. ومن «الإحصائيات والتقارير» يختار الفترة والمحامي ليرى الدعاوى في كل درجة وحالة، ويضغط على أي رقم ليفتح الملفات المطابقة، ثم يطبع التقرير أو يصدّره ملفاً يُفتح في Excel لاجتماع الشركاء الشهري.
والصلاحيات في مكتب بهذا الحجم لا تحتاج تعقيداً: أدوار جاهزة مثل محامٍ ومحاسب وسكرتارية تعدّلها كما يناسبك، و«عرض الدعاوى المسندة إليه» تقصر رؤية المحامي على ملفاته، و«الاطلاع على مصاريف المكتب» تبقى لمن تختاره. وعند الحاجة تضيف صلاحية لموظف بعينه أو تحجبها عنه دون تغيير دوره. وكل ذلك ضمن باقة واحدة بلا حد للمستخدمين، فانضمام محامٍ جديد إلى الفريق لا يعني تغيير النظام.
أسئلة للمكاتب الصغيرة والمتوسطة
نعم. صلاحية «عرض الدعاوى المسندة إليه» تقصر رؤية المحامي على الدعاوى المسندة إليه أو التي هو عضو في فريق عملها، أما «عرض جميع دعاوى المكتب» فتمنحها لمن تريد، كالشريك أو السكرتارية. والدعاوى السرية لا تظهر إلا لفريق عملها ولمن يملك صلاحيتها.
لكل ملف «مستلم» يُسجَّل تلقائياً باسم الموظف الذي أدخله ويمكن تغييره، و«مسند إليه» هو المسؤول عن العمل. ويبقى الملف ظاهراً لمستلمه حتى لو أُسند لغيره، ويعرض تقرير «المستلم والمسند إليه» أعداد الملفات لكل موظف خلال الفترة.
يقدّم مُرافِع محادثات داخلية فورية ومجموعات لفريق كل دعوى، مع إرفاق الملفات وحالة القراءة وإشعارات الجهاز. ويقرر المكتب من يستخدمها ومن ينشئ المجموعات، ويمكن منح الإدارة صلاحية الإشراف للاطلاع على جميع المحادثات.
نعم. صلاحيات الحسابات منفصلة عن صلاحيات الدعاوى، فيرى المحاسب العقود والسندات وكشوف الحساب، ويطّلع على الدعاوى اطلاعاً فقط أو لا يطّلع عليها، كما يقرر المكتب. وتحميل المستندات صلاحية مستقلة عن معاينتها.
يُجهَّز نظام مكتبك على رابطه الخاص بهويته وحسابات فريقك وأدوارهم، وتُرتَّب تهيئة البيانات ونقلها وتدريب الفريق حسب الاتفاق. ويجد كل موظف داخل النظام دليل استخدام مفصّلاً بالخطوات لكل قسم، فيتعلم ما يخصه وهو يعمل.
حلول لمكاتب أخرى
للمحامي الذي يدير جلساته وموكليه وأتعابه بنفسه: ملفاته على هاتفه، والجلسة القادمة تُنشأ من قرار الجلسة، وتنبيه قبل كل موعد طعن.
اكتشف نظام إدارة القضايا للمكاتب الكبيرة ومتعددة الفرقلمكتب بفرق متعددة ومحامين كثيرين: صلاحيات لكل قسم ولكل موظف، ودعاوى سرية، واعتماد على مرحلتين، وسجل تدقيق يحفظ من فعل ماذا ومتى.
اكتشف برنامج إدارة الاستشارات والخدمات القانونيةللمكتب الذي يعمل في الاستشارات وصياغة العقود وتأسيس الشركات والتوثيق: سجل لكل استشارة، ومراحل لكل خدمة، وأتعاب مربوطة بالعمل.
اكتشف نظام متابعة القضايا للإدارات القانونية في الشركاتلإدارة قانونية تتابع قضايا شركتها أمام المحاكم واللجان القطرية: الجلسات والأحكام ومواعيد الطعن والتوكيلات والمستندات، وتقارير للإدارة العليا.
اكتشف برنامج محاماة لمكتب جديد يبدأ منظّماًلمكتب يفتح أبوابه في قطر: هويته على كل شاشة ومطبوع، وأدوار فريقه، وقالب عقد أتعابه، ونماذجه، وبوابة موكليه، جاهزة من اليوم الأول.
اكتشف
جاهز لتنظيم مكتبك؟
احجز عرضاً تجريبياً، ونريك مُرافِع على أمثلة تشبه عمل مكتبك اليومي: من الاستشارة الأولى حتى الحكم النهائي.
عربي بالكامل · بالريال القطري · قاعدة بيانات مستقلة لكل مكتب