الاستشارة تُسجَّل… والخدمة تُتابَع حتى تكتمل

ما الذي يميّز إدارة مكتب الاستشارات والخدمات القانونية؟

عمل الاستشارات والخدمات أقصر دورةً من الدعاوى وأكثر عدداً: أسئلة كثيرة كل شهر، وعقود تُصاغ أو تُراجع، وشركات تُؤسس أو تُعدَّل عقود تأسيسها، وعلامات تجارية تُسجَّل، ومحررات تُوثَّق. ولكل منها موكل وأتعاب وموعد، لكنها لا تمر بجلسات ولا أحكام. لذلك يفرد مُرافِع لهذا العمل قسمين مستقلين: «الاستشارات القانونية» و«الخدمات القانونية»، لكلٍّ منهما ملفه وحالته ومسؤوله، ويجتمعان في ملف الموكل مع دعاواه وعقوده وتوكيلاته.

وأنواع الخدمات مُعدّة مسبقاً، ويضيف إليها المكتب ما يناسبه من الإعدادات ← المسميات: صياغة العقود ومراجعتها، وتأسيس الشركات وتعديل عقود تأسيسها، وتوثيق العقود والمحررات، والإنذار القانوني، ومجموعة «الملكية الفكرية» التي تضم تسجيل العلامات التجارية وحقوق الملكية الفكرية وبراءات الاختراع. ولكل خدمة «مستلم» و«مسند إليه»، فيعرف المكتب من استقبل الطلب ومن يتولى تنفيذه، ويُحصي عمل كل منهما في التقارير. ولا يقبل النظام تكرار الاسم في القائمة نفسها، فتبقى الأنواع مرتبة مهما أضاف إليها المكتب.

الاستشارة: من سؤال عابر إلى سجل يُرجع إليه

تُسجَّل الاستشارة من زر «جديد» في خطوات قليلة: تختار الموكل، أو تكتب اسم السائل ورقم هاتفه إن لم يكن موكلاً بعد، ثم التصنيف والوسيلة والمستشار. وبعدها يدوّن المستشار السؤال والرأي القانوني والمدة والرسوم، ويحدد تاريخ المتابعة إن لزم. وبهذا تبقى الاستشارة في ملف الموكل، فإذا عاد بعد أشهر بسؤال متصل وجد الزميل الرأي السابق أمامه بدل أن يبدأ من الصفر.

وللاستشارة مطبوعها الرسمي: «استمارة استشارة قانونية» تُفتح من الاستشارة نفسها فتُعبّأ بياناتها، وتُعاين كما ستُطبع، ولها رقم متسلسل، ويمكن إرفاق نسختها الموقعة. وفي «الإحصائيات والتقارير» يُحصى عدد الاستشارات ورسومها حسب الشهر والتصنيف والمستشار، فيعرف الشريك أي التصنيفات أكثر طلباً، وكم يحمل كل مستشار من عمل الشهر، ومتى يحتاج المكتب إلى مستشار إضافي. ويمكن طباعة الاستمارة فارغة للتعبئة اليدوية حين يأتي السائل دون موعد، ثم تُسجَّل الاستشارة في النظام لاحقاً.

وحين تتحول الاستشارة إلى عمل مدفوع لا يُعاد إدخال شيء: الاستشارة المرتبطة بموكل مسجّل تُحوَّل إلى خدمة قانونية بالموضوع نفسه، وتُسند إلى المستشار نفسه، وتُغلق الاستشارة. وإن كانت بداية نزاع، فمن ملف الموكل تُفتح الدعوى مباشرة ويُربط بها عقد الأتعاب، ويبقى الرأي الأول محفوظاً في ملف الموكل لمن يتولى الدعوى بعد ذلك. ويُسجَّل لكل خطوة مستلمها والمسند إليه، فيُعرف من قدّم الرأي ومن تولى التنفيذ.

الخدمة والأتعاب والموكل في مسار واحد

لكل خدمة قانونية تاريخ بدء وتاريخ إنجاز متوقع وجهة مختصة ومحامٍ مسؤول، وتتابع حالتها حتى «مكتملة». ويضاف إليها ما يخصها من مستندات ومستجدات ومهام؛ فملف تأسيس الشركة مثلاً يحفظ مسودات العقد وما قُدّم للجهة المختصة وما ورد منها في مكان واحد. ويستطيع المكتب أن يُظهر الخدمة ومستجداتها ومستنداتها للموكل في بوابة العملاء إن فُعّل له قسم «الخدمات القانونية»، فيعرف أين وصلت معاملته دون اتصال.

أما الأتعاب فتُكتب في الخدمة نفسها، أو في عقد أتعاب يشمل خدمة أو أكثر مقسّماً إلى دفعات بتواريخ استحقاق. ولا يرى الأتعاب والمسدد والمتبقي في الخدمات والاستشارات إلا من يملك صلاحية «الاطلاع على الأتعاب والمسدد والمتبقي»، فيعمل المستشار على الرأي، ويتابع المحاسب التحصيل، وتُصدر سندات القبض بالريال القطري والمبلغ مكتوب بالحروف، ويجمع كشف حساب الموكل كل ذلك لأي فترة. وتظهر دفعات العقود المتأخرة والقريبة في صفحة «دفعات العقود» لمن يتابع التحصيل.