متابعة التوكيلات وسندات الإنابة دون مفاجآت الانتهاء

من أين تأتي مفاجأة انتهاء التوكيل؟

تأتي المفاجأة في الغالب من مكان واحد: تاريخ الانتهاء مكتوب على ورقة لا ينظر إليها أحد. يُصوَّر التوكيل عند استلامه، ويُحفظ في ملف الموكل أو في درج السكرتارية، ولا يتذكر موعد انتهائه إلا من استلمه. ثم يحتاج المحامي إلى رقم التوكيل لجلسة الغد، فيكتشف أنه انتهى قبل أسابيع، وأن الموكل خارج البلاد. والعلاج الإداري واضح: سجل واحد للتوكيلات مرتبط بملفات الموكلين، وتنبيه يسبق الانتهاء بوقت كافٍ، وسند إنابة يأخذ رقم التوكيل الساري من النظام لا من الذاكرة. وهذه علامات تدل على أن مكتبك يحتاج إلى هذا الترتيب:

• رقم التوكيل يُطلب بالهاتف من زميل قبل كل جلسة تقريباً.
• لا أحد يجيب بسرعة عن سؤال: ما التوكيلات التي تنتهي هذا الشهر؟
• سند الإنابة يُكتب باليد، فتتكرر فيه أخطاء رقم الدعوى واسم الدائرة.
• صورة التوكيل محفوظة على جهاز موظف واحد أو في بريده.

ماذا تسجل لكل توكيل؟

ابدأ بسجل كامل قبل أن تفكر في التنبيه، فالتنبيه لا يعمل إلا على بيانات صحيحة. من صفحة «التوكيلات» في مُرافِع يُسجَّل توكيل الموكل ببيانات محددة، ثم يظهر في ملف الموكل إلى جانب دعاواه وعقوده ومستنداته، حيث يبحث عنه المحامي عادة. ولكل بيان من هذه البيانات فائدة عملية في المتابعة اليومية، لا في الأرشفة وحدها:

• رقم التوكيل: البيان الذي يُسأل عنه أكثر من غيره، وهو ما يُكتب في سند الإنابة.
• نوع التوكيل: يذكّر المحامي بمراجعة نص التوكيل قبل الاعتماد عليه في عمل جديد.
• تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء: الثاني أساس التنبيه، فأدخله كما هو مكتوب في التوكيل.
• جهة الإصدار: تفيد عند طلب نسخة من التوكيل أو ترتيب تجديده.
• الوكلاء: أسماء المحامين الواردين في التوكيل، يعرفها من ينظّم حضور الجلسات دون الرجوع إلى الورقة.

وإذا كان مكتبك يبدأ السجل من الصفر، فابدأ بالتوكيلات السارية قبل المنتهية: اجمع صور التوكيلات من ملفات الموكلين ومن بريد الفريق، وسجّل كل توكيل بتاريخ انتهائه، وأرفق صورته في الوقت نفسه. بهذا يعمل التنبيه من الأسبوع الأول، ثم أكمل القديم على مهل إن أردت الاحتفاظ بتاريخ كامل لتوكيلات كل موكل.

التنبيه قبل الانتهاء: كم يوماً يكفي؟

لا توجد مدة واحدة تناسب كل المكاتب، والمهم أن تُختار بقرار لا بالصدفة. يُنبّه مُرافِع فريق المكتب قبل انتهاء التوكيل بالمدة المحددة في الإعدادات ← «البريد والواتساب والتنبيهات»، ضمن «التذكيرات والتنبيهات التلقائية»، ويظهر موعد الانتهاء كذلك في الأجندة مع الجلسات وبقية المواعيد. احسب المدة بمنطق التشغيل: كم يحتاج مكتبك عادة ليتواصل مع الموكل، ويحدد معه موعداً، ويستلم التوكيل الجديد؟ وإذا كان كثير من موكليك شركات أو كثيري السفر خارج قطر فامنح نفسك هامشاً أوسع. وحين يصل التنبيه، فهذا ترتيب عملي للتعامل معه:

1. افتح ملف الموكل، وانظر في دعاواه وخدماته القائمة التي يعتمد العمل فيها على هذا التوكيل.
2. تواصل مع الموكل لترتيب التجديد، ويمكن مراسلته بالبريد أو الواتساب من «الرسائل والإشعارات».
3. عند استلام التوكيل الجديد سجّله برقمه وتواريخه الجديدة، وأرفق صورته.
4. راجع أي سند إنابة صدر مسبقاً لجلسة قادمة، أما السندات التي تصدر من ملف الدعوى بعد التسجيل فتأخذ رقم التوكيل الساري تلقائياً.

ربط التوكيل بالموكل والدعوى

يُسجَّل التوكيل للموكل لا للدعوى، ومن ملف الموكل يصل أثره إلى دعاواه كلها. فعند إصدار سند إنابة من ملف دعوى يجلب النظام رقم التوكيل الساري لموكلها دون بحث. وهذا الترتيب يوافق الواقع العملي: قد يخدم توكيل واحد أكثر من دعوى للموكل نفسه، وتجديده ينبغي أن ينعكس عليها جميعاً في خطوة واحدة. لذلك فإن دقة ملف الموكل شرط لدقة التوكيلات؛ فالموكل المسجل مرتين يعني توكيلاً قد يُبحث عنه في الملف الخطأ. وثلاث حالات تستحق انتباهك:

• أكثر من موكل على ملف واحد، كالورثة أو الشركاء أو توكيل واحد بعدة أسماء: أضف كل موكل إلى ملف الدعوى من «إضافة موكل»، فلكل منهم ملفه وحسابه المستقل تحت الدعوى نفسها.
• موكل مكرر: إذا أظهرت شاشة «الملفات المكررة» موكلاً مسجلاً مرتين فادمج السجلين، فتنتقل التوكيلات والدعاوى والعقود والمستندات إلى السجل المُبقى عليه.
• موكل جديد: إن طابق رقم بطاقته الشخصية أو هاتفه موكلاً مسجلاً نبّهك النظام إلى ذلك، فيتوقف التكرار قبل أن يبدأ.

والفائدة اليومية لهذا الربط تظهر قبل أي اتصال بالموكل: يفتح المحامي ملفه فيرى توكيلاته بأرقامها وتواريخ انتهائها، إلى جانب دعاواه وخدماته واستشاراته وعقوده ورصيده المالي. فلا يحتاج إلى سؤال السكرتارية عن رقم التوكيل، ولا يعتمد على صورة قديمة محفوظة في ملف آخر، ربما جُدّد التوكيل بعدها، ويعرف قبل أن يتصل إن كان عليه أن يطلب من الموكل تجديد توكيله.

سند الإنابة: ما يُعبّأ وحده وما تكمله أنت

سند الإنابة ورقة قصيرة، لكن خطأً واحداً فيها يربك الزميل الذي سيحضر: رقم دعوى ناقص، أو قاعة خاطئة، أو اسم خصم بحرف خاطئ. لذلك يُصدر في مُرافِع من ملف الدعوى نفسه، فتنتقل بياناتها إلى السند مباشرة، ويبقى عليك ما لا يعرفه النظام إلا منك. ويمكن إصداره كذلك من صفحة «سندات الإنابة» أو من زر «جديد» أعلى الشاشة. وخطوات الإصدار من ملف الدعوى:

1. افتح ملف الدعوى، واختر «إصدار سند إنابة» من قائمة المزيد.
2. راجع البيانات التي نُقلت من الملف، وتأكد خاصة من موعد الجلسة القادمة ورقم التوكيل.
3. أكمل الطابق ورقم الرول والطلبات، ثم اختر المحامي المُنيب والمحامي المُناب.
4. احفظ السند واطبعه على نموذج المكتب، ويبين الجدول التالي مصدر كل بيان فيه.

الطباعة على نموذج المكتب

يُطبع سند الإنابة على نموذج المكتب من صفحة معاينة تعرضه كما سيخرج، وعلى ورق أبيض وإن كانت واجهة النظام داكنة. وإذا كان مكتبك يطبع على ورق عليه الشعار مسبقاً فأوقف خيار «طباعة الترويسة» حتى لا تتكرر الترويسة على ورقك المطبوع. ويمكن حفظ السند ملف PDF من نافذة الطباعة وإرساله إلى الزميل الذي سيحضر، كما يمكن طباعة نموذج فارغ يُعبّأ باليد عند الحاجة. وللطباعة ضوابط تحفظ أثرها:

• طباعة سندات الإنابة صلاحية مستقلة في عمود «طباعة» بجدول «الأدوار والصلاحيات»، منفصلة عن صلاحية إصدار السند.
• يحفظ «سجل التدقيق» كل طباعة: من طبع، ومتى، وأي سند برقمه.
• السندات الصادرة محفوظة في صفحة «سندات الإنابة»، فيُرجع إليها عند السؤال عمن أناب من ولأي جلسة.

مراجعة أسبوعية في ربع ساعة

التنبيهات تؤدي نصف المهمة، والعادة المنتظمة تؤدي النصف الآخر. خصّص لمن يتولى التوكيلات في مكتبك، سكرتارية كان أو محامياً، مراجعة ثابتة في بداية كل أسبوع لا تتجاوز ربع ساعة، يستعرض فيها الأجندة ورول الجلسات، ويغلق ما يمكن إغلاقه قبل أن يتحول إلى اتصال عاجل في آخر يوم. وهذه خطواتها المقترحة:

1. استعرض في الأجندة التوكيلات التي يقترب انتهاؤها، وتأكد أن لكل منها متابعة مع موكلها.
2. افتح رول جلسات كل يوم من أيام الأسبوع، وحدد الجلسات التي سيحضرها محامٍ غير المسؤول عن الدعوى.
3. أصدر سندات الإنابة لتلك الجلسات مبكراً، وأكمل الطابق ورقم الرول متى عُرفا.
4. راجع التنبيه أعلى قائمة الموكلين بعدد البطاقات المنتهية أو القريبة من الانتهاء، وأضف أصحابها إلى قائمة الاتصالات.

واجعل لسجل التوكيلات صاحباً واحداً معروفاً، فالمسؤولية الموزعة على الجميع لا يتولاها أحد في الواقع. يمكن أن يملك موظف واحد، أو اثنان على الأكثر، صلاحيات إضافة التوكيلات وتعديلها، بينما يكتفي بقية الفريق بالاطلاع عليها. هكذا يعرف الجميع إلى من يُرسَل التوكيل الجديد فور وصوله، ومن يُسأل إذا وصل تنبيه ولم يُتابَع.