توزيع العمل والصلاحيات في مكتب المحاماة: من يرى ماذا؟

القاعدة الأولى: الحاجة لا المنصب

الإجابة المختصرة عن سؤال «من يرى ماذا؟»: كل شخص يرى ما يحتاجه عمله، لا ما يسمح به منصبه. فالمحامي الأقدم لا يحتاج بالضرورة إلى أرقام مصاريف المكتب، والمحاسب الجديد قد يحتاج إلى كشوف حسابات الموكلين جميعاً. وهذه ليست مسألة ثقة بالفريق، بل تنظيم يحمي الموكلين ويحمي الموظف نفسه، فمن لا يرى رقماً لا يُسأل عن تسريبه. وفي نظام إدارة مكاتب المحاماة تتحول هذه القاعدة من توجيه شفهي إلى إعدادات مكتوبة يراجعها الشريك متى شاء.

الصلاحية الزائدة لا تسرّع العمل، لكنها توسّع أثر أي خطأ.

قبل الصلاحيات: من يستلم ومن يُسند إليه؟

توزيع العمل يسبق توزيع الصلاحيات. في مُرافِع يحمل كل ملف، دعوى كان أو بلاغاً أو خدمة أو استشارة، اسمين منفصلين: «المستلم»، وهو الموظف الذي تسلّم أوراق الموكل وأدخل الملف، و«المسند إليه»، وهو من يتولى العمل نفسه: المحامي في الدعاوى، والمستشار في الاستشارات. يُسجَّل المستلم تلقائياً باسم من أدخل الملف، ويمكن تغييره إذا استلم الأوراق زميل آخر، ويظهر الاثنان في صفحة الملف وفي القوائم. وهذا الفصل يفيد في ثلاثة مواضع:

• يبقى الملف ظاهراً لمستلمه حتى لو أُسند إلى غيره، فلا يفقد موظف الاستقبال أثر ما سجّله.
• التصفية بالمستلم أو بالمسند إليه في القوائم تكشف توزيع العمل الحالي قبل أي إسناد جديد.
• من «الإحصائيات والتقارير» ← «المستلم والمسند إليه» يظهر عدد الملفات التي استلمها كل موظف والمسندة إليه خلال الفترة، والضغط على أي رقم يفتح الملفات نفسها.

الأدوار والعمليات الخمس

الدور قالب صلاحيات يُطبَّق على مجموعة من الموظفين يؤدون العمل نفسه. يبدأ مكتبك بأدوار جاهزة، مثل الشريك المدير والمحامي والمستشار والمحاسب والسكرتارية والمندوب، يعدّلها أو ينشئ أدواره الخاصة من «الأدوار والصلاحيات». وفي كل دور تُضبط صلاحيات كل قسم على حدة، مع زر «تحديد الكل» لمنح القسم كاملاً. والعمليات المتاحة في الأقسام خمس:

• اطلاع: يرى السجلات دون أن يغيّرها.
• إضافة: ينشئ سجلاً جديداً، كدعوى أو جلسة أو سند.
• تعديل: يغيّر سجلاً قائماً.
• حذف: يزيل السجل، وتُسجَّل كل عملية حذف في سجل التدقيق.
• طباعة: عمود مستقل للأقسام التي لها مطبوعات، مثل ملخص ملف الدعوى ورول الجلسات وسندات الإنابة والعقود والسندات وكشف الحساب والنماذج.

نطاق الاطلاع والدعاوى السرية

الصلاحية تجيب عن سؤال «ماذا يفعل الموظف؟»، والنطاق يجيب عن «في أي ملفات؟». صلاحية «عرض الدعاوى المسندة إليه» تقصر الرؤية على دعاوى المستخدم، أي المسندة إليه أو التي هو عضو في فريق عملها، أما «عرض جميع دعاوى المكتب» فتوسّعها إلى كل الملفات. وفوق النطاق طبقات أدق للملفات والمستندات الحساسة، يحتاجها كل مكتب يتولى قضايا عائلية أو تجارية لا يصح أن يتداولها الجميع:

• لا تظهر الدعوى السرية إلا لأعضاء فريقها، ولمن مُنح صلاحية «عرض الدعاوى السرية».
• أي مستند داخل الدعوى يمكن قصره على «أشخاص محددون فقط» يُختارون بأسمائهم، فلا يفتحه غيرهم مهما كان دوره في الملف.
• «عرض المستندات ومعاينتها» و«تحميل المستندات» صلاحيتان منفصلتان، فيمكن السماح بالمعاينة داخل النظام دون التحميل.
• تُسجَّل كل معاينة لمستند وكل تحميل له في سجل التدقيق باسم الموظف ووقته.

المال صلاحية منفصلة

السؤال الأكثر حساسية في توزيع الصلاحيات غالباً هو: من يرى الأرقام؟ لذلك لا تأتي المبالغ تلقائياً مع صلاحية فتح الملف، بل تُمنح بصلاحيات مستقلة. فقد يرى المحامي الخدمة القانونية كاملة دون أتعابها، وقد يرى موظف سندات الصرف المرتبطة بالدعاوى دون أن يطّلع على إيجار المكتب ورواتبه. ويُحسم ذلك مرة واحدة في الدور، لا في كل ملف على حدة. وأهم هذه الصلاحيات:

• «الاطلاع على الأتعاب والمسدد والمتبقي»: تحدد من يرى المبالغ في الخدمات والاستشارات، ومن لا يملكها لا يرى الأتعاب ولا يغيّرها.
• «سندات القبض (المدفوعات)» و«سندات الصرف (المصروفات)»: لكلٍّ منهما صلاحياته المستقلة.
• «الاطلاع على مصاريف المكتب»: من لا يملكها يرى في سندات الصرف مصروفات الدعاوى والموكلين فقط، ولا تدخل مصاريف المكتب في أرقامه.
• «إظهار الحساب المالي للموكل في البوابة»: تُمنح لموظف الحسابات عادة، وتحدد إن كان الموكل يرى المدفوع والمتبقي والمستحق.

مصفوفة مقترحة للبداية

الجدول التالي مثال لنقطة انطلاق في مكتب متوسط الحجم في الدوحة، وليس قالباً ملزماً. كل مكتب يضبط أدواره بحسب طريقة عمله وحجم فريقه، وفي المكتب الصغير قد يجمع شخص واحد دورين أو أكثر. استخدمه لفتح النقاش مع الشركاء، ثم اضبط الأدوار في النظام على ما تتفقون عليه، وراجعها بعد الشهر الأول من الاستخدام الفعلي:

الاستثناءات: صلاحية لموظف بعينه

الأدوار تغطي الأغلبية، لكن كل مكتب فيه حالات خاصة: محامٍ يحتاج مؤقتاً إلى رؤية جميع دعاوى المكتب أثناء غياب زميل، أو موظف استقبال يتولى تسجيل سندات القبض لفترة، أو متدرب يُمنح الاطلاع دون الإضافة. إنشاء دور جديد لكل حالة يربك القائمة، والأنسب صلاحيات خاصة لموظف بعينه دون المساس بدوره أو بزملائه. وتتم بهذه الخطوات:

1. من «المستخدمون» اضغط زر «الصلاحيات» بجوار الموظف.
2. تظهر صلاحيات دوره محددة؛ فعّل صلاحية لتضيفها له وحده، أو ألغِ صلاحية لتحجبها عنه وحده.
3. تظهر الصلاحية المضافة باللون الأخضر والمحجوبة باللون الأحمر، ثم اضغط «حفظ الصلاحيات».
4. عند انتهاء الحالة الخاصة يعيده زر «إعادة لصلاحيات الدور» إلى صلاحيات دوره.

الانضمام والمغادرة وسجل التدقيق

الصلاحيات تحمي ما دام الحساب في يد صاحبه، لذلك تستحق لحظتا الانضمام والمغادرة خطوات ثابتة لا تتغير بتغير الموظف، فأي خطوة تُنسى هنا تبقى ثغرة لا يلاحظها أحد حتى يستغلها من لا ينبغي له. ويُسجَّل خروج كل مستخدم تلقائياً بعد مدة عدم النشاط المحددة في الإعدادات، فلا يبقى حساب مفتوحاً على جهاز غاب عنه صاحبه. وعند انضمام موظف جديد:

1. من «المستخدمون» اضغط «مستخدم جديد»، وأدخل الاسم واسم المستخدم بالأحرف الإنجليزية دون مسافات، والمسمى الوظيفي والدور.
2. للمحامين فعّل خيار «محامٍ» وأدخل رقم القيد، ليظهروا في قوائم المحامي المسؤول.
3. ولّد كلمة مرور مؤقتة وأبلغها للموظف، فيطلب النظام تغييرها عند أول دخول قبل أن يتابع.

وحين يغادر موظف المكتب لا تحذف حسابه، بل أوقفه من «المستخدمون»: لا يستطيع الدخول بعدها، وتبقى سجلاته وأعماله كما هي. ثم أعد توزيع ملفاته بتغيير «المسند إليه» فيها إلى زميل، ويبقى «المستلم» شاهداً على من سجّل كل ملف في الأصل. وإذا قُفل حساب موظف حالي بعد 5 محاولات دخول خاطئة متتالية، فمدير النظام يفك القفل فوراً دون انتظار الدقائق الخمس عشرة.

وسجل التدقيق هو ما يجعل الصلاحيات قابلة للمراجعة: يحفظ كل عملية مع اسم المستخدم والوقت والجهاز، من الإضافة والتعديل والحذف ودمج الملفات المكررة، إلى معاينة المستندات وتحميلها والطباعة برقم المستند. ووجوده وحده يغيّر السلوك، فمن يعرف أن الطباعة مسجلة لا يطبع ما لا يحتاجه. امنح الاطلاع عليه لمن يحتاجه من الإدارة، وراجعه دورياً لا عند المشكلات وحدها.