المكتب كله أمامك… والقرار يبقى بيدك
لا يحتاج الشريك المدير إلى فتح كل ملف، بل إلى معرفة ما يستحق انتباهه. في مُرافِع يرى المواعيد التي يجب الانتباه لها، والطلبات التي تنتظر اعتماد الإدارة العليا، وأرقام الدعاوى والمذكرات والتحصيل، ويقرر مع مدير النظام من يرى ماذا في مكتبه، ويرجع إلى سجل التدقيق متى احتاج إلى معرفة ما جرى.
ما يراه الشريك المدير أول ما يفتح النظام
ست مهام يومية… في مكان واحد
إسناد الملفات الجديدة
يحدد لكل دعوى أو خدمة جديدة «المسند إليه» وفريق العمل، ويغيّرهما إن تبدّلت الظروف، فيصل التنبيه إلى من يتولى الملف فعلاً.
اعتماد الطلبات
يعتمد طلب الخدمة أو المصروفات بصفته الإدارة العليا أو يرفضه مع السبب، ويحدد فريق العمل وطريقة الأتعاب في طلب الخدمة.
قراءة الأرقام
يختار الفترة والمحامي في «الإحصائيات والتقارير»، ويقرأ الدعاوى حسب الدرجة والحالة، ومن أي رقم ينتقل مباشرة إلى الدعاوى التي يمثلها، ثم يحفظ التقرير PDF لاجتماع الشركاء.
متابعة التحصيل
يراجع «الملخص المالي»: الإيرادات والمصروفات، ومصاريف المكتب منفصلة، والدفعات المتأخرة والمستحقة خلال 30 يوماً.
ضبط حدود الاطلاع
يقرر مع مدير النظام من يرى جميع الدعاوى، ومن يطّلع على الأتعاب ومصاريف المكتب، ومن يُستثنى بصلاحية خاصة.
الرجوع إلى سجل التدقيق
يعرف من عدّل موعد جلسة أو ألغى سنداً أو طبع كشف حساب، ومتى، ومن أي جهاز.
مثال لصلاحيات الشريك المدير
مثال فقط: يحدد كل مكتب صلاحيات كل دور لكل قسم (اطلاع، إضافة، تعديل، حذف، طباعة)، ويضيف لموظف بعينه أو يحجب عنه.
| القسم | الاطلاع | ملاحظة |
|---|---|---|
| الدعاوى والجلسات | كاملة | جميع دعاوى المكتب والدعاوى السرية، والجلسات والأحكام والطلبات والمذكرات. |
| الحسابات والسندات | كاملة | العقود والدفعات وسندات القبض والصرف وكشوف الحساب والملخص المالي. |
| مصاريف المكتب | كاملة | الإيجار والرواتب والنثريات، منفصلة عن مصروفات الدعاوى والموكلين. |
| المستندات | كاملة | المعاينة والرفع والتحميل، والاطلاع على المستندات المقيدة (الخاصة). |
| النماذج والاعتمادات | كاملة | تعبئة النماذج وطباعتها، واعتماد طلبات الخدمة والمصروفات بصفته الإدارة العليا. |
| الإحصائيات | كاملة | أرقام المكتب كاملاً أو لكل محامٍ، مع الطباعة والتصدير إلى Excel. |
| سجل التدقيق | كاملة | من أضاف وعدّل وحذف وعاين وطبع، ومتى ومن أي جهاز. |
| المستخدمون والأدوار | محدودة | يطّلع عليها في هذا المثال، ويتولى مدير النظام إضافة الحسابات وتعديل الأدوار. |
ليعمل الشريك المدير بأقل جهد
اجعل إسناد كل ملف جديد قراراً لا يتأخر؛ فتنبيهات الجلسات والمواعيد تصل إلى المحامي المسؤول وفريق العمل، والملف بلا مسند إليه لا يتولاه أحد بعينه.
افتح تبويب «بانتظار إجرائك» في الصباح وقبل نهاية الدوام، حتى لا يتعطل صرف أو تكليف بانتظار قرارك، واكتب سبب الرفض دائماً ليعرف صاحب الطلب ما يلزمه.
راجع مع محامي المكتب القيم المبدئية في الإعدادات ← مدد الطعن عند البدء وكلما تغيّر القانون؛ فهي قيم تقريبية يقترح منها النظام المواعيد، والمسؤولية عنها للمكتب.
اطبع تقرير «المستلم والمسند إليه» كل شهر، لترى توزيع العمل بالأرقام قبل أن يظهر الاختلال في المواعيد.
المزايا التي يستخدمها أكثر من غيرها
أسئلة عن دور الشريك المدير
يراها إن كان في فريق عملها أو مُنح صلاحية «عرض الدعاوى السرية». والدور الافتراضي للشريك المدير يتضمن هذه الصلاحية، ويستطيع المكتب تعديلها كما يشاء. ويمكن كذلك حجبها عن شريك بعينه أو منحها لمحامٍ بعينه دون تغيير دوره.
نعم، إن كانت لديك صلاحية «عرض سجل التدقيق». يعرض السجل العملية واسم المستخدم ووقتها والجهاز، ويبيّن في التعديلات القيمة السابقة والقيمة الجديدة. ويمكن تصفيته بالمستخدم ونوع العملية والفترة للوصول سريعاً إلى ما تبحث عنه.
نعم. يعمل مُرافِع من متصفح الهاتف ويُثبَّت كتطبيق بشعار مكتبك، وتصلك إشعارات الجهاز، فتعتمد طلباً أو تراجع لوحة التحكم من أي مكان. وإن تركت الجهاز دون استخدام، أغلق النظام جلستك بعد المدة التي حددها المكتب.
نعم. صلاحيات الاطلاع المالي منفصلة: سندات القبض، وسندات الصرف، و«الاطلاع على مصاريف المكتب»، و«الاطلاع على الأتعاب والمسدد والمتبقي». فتمنح كل دور ما يناسبه، وتحجب عن موظف بعينه ما لا تريد أن يراه.
أدوار أخرى في المكتب
جلساتك وقراراتها، ومذكراتك ومواعيد تقديمها، وأحكامك ومواعيد الطعن فيها، ورسائل موكليك، من الحاسوب أو الهاتف.
اكتشف الباحث القانوني والمستشارالمذكرات من الكتابة إلى المراجعة فالتقديم، والاستشارات برأيها ورسومها، ومستندات الملف بين يديك داخل النظام.
اكتشف المحاسبعقود الأتعاب ودفعاتها، وسندات القبض والصرف بالريال القطري، وطلبات المصروفات بانتظار مراجعتك، وكشف حساب أي موكل.
اكتشف السكرتارية والاستقبالاستقبال الموكل وفتح ملفه، وتسجيل الجلسات وطباعة الرول، والتوكيلات وإقرارات التسليم، وإشعار الموكلين بالبريد والواتساب.
اكتشف
جاهز لتنظيم مكتبك؟
احجز عرضاً تجريبياً، ونريك مُرافِع على أمثلة تشبه عمل مكتبك اليومي: من الاستشارة الأولى حتى الحكم النهائي.
عربي بالكامل · بالريال القطري · قاعدة بيانات مستقلة لكل مكتب