نموذج إقرار استلام مستندات من موكل

متى تحتاج هذا النموذج؟

• عند فتح الملف واستلام أوراق الموكل الأولى: صورة البطاقة الشخصية، والعقود، والمراسلات، والأحكام السابقة.
• عند استلام مستند يحتاجه المحامي لجلسة قادمة أو لمذكرة، ولو كان ورقة واحدة.
• عند تسلّم أصل له قيمة خاصة، كشيك أو سند أو عقد موقّع أو حكم مذيّل بالصيغة التنفيذية.
• عند تسلّم أوراق الموكل من شخص آخر نيابة عنه، كموظف في شركته أو أحد أقاربه.
• عند إعادة الأصول إلى الموكل بانتهاء العمل أو بانتقال ملفه إلى مكتب آخر.

ماذا يجب أن يتضمن؟

1. رقم متسلسل للإقرار وتاريخه، واسم الموكل ورقم ملفه، والقضية أو الموضوع الذي تخصه المستندات.
2. اسم من سلّم المستندات ورقم بطاقته الشخصية وصفته، إن لم يكن الموكل نفسه.
3. جدول بكل مستند: وصف يميزه برقمه أو تاريخه، وهل هو أصل أم صورة، وعدد صفحاته، وملاحظة عن حالته.
4. الغرض من الاستلام وحدود استعمال المستندات.
5. إقرار المُسلِّم بصحة المستندات على حد علمه وبمشروعية حيازته لها.
6. طريقة حفظ الأصول وإعادتها، ومن يحق له استلامها.
7. توقيع المُسلِّم، وتوقيع الموظف المستلم واسمه وصفته، وختم المكتب.
8. جدول للإعادة يوقّع فيه المستلم أمام كل أصل يُرد إليه.

كيف تملأ النموذج

1. 1

   صِف كل مستند بما يميزه

   اكتب نوع المستند ورقمه أو تاريخه وأطرافه، مثل «عقد إيجار مؤرخ في [التاريخ] بين [الطرفين]»، لا «أوراق القضية» ولا «مجموعة مستندات». فالوصف الذي لا يميز مستنداً عن غيره لا يثبت شيئاً عند الخلاف.

2. 2

   افصل الأصل عن الصورة أمام الموكل

   قلّب الأوراق مع من يسلّمها قبل التوقيع، وحدد لكل منها: أصل أم صورة، وكم صفحة. وإذا كانت الصورة مصدقة من جهة رسمية فاذكر ذلك في الملاحظات، فهي غير الصورة العادية.

3. 3

   دوّن حالة المستند

   إذا كان المستند ناقص الصفحات، أو عليه كتابة أو شطب، أو غير موقّع، فاكتب ذلك في عمود الملاحظات قبل التوقيع؛ فما لا يُكتب الآن قد يُنسب لاحقاً إلى المكتب.

4. 4

   اربط الإقرار بالملف والغرض

   اكتب رقم ملف الموكل والقضية أو الخدمة التي سُلّمت لها المستندات، فيعرف من يفتح الملف بعد أشهر لماذا استُلمت، ويطمئن الموكل إلى أنها لن تُستعمل في غير موضوعها.

5. 5

   وقّعا وسلّم النسخة الأولى

   يوقّع المُسلِّم والموظف المستلم ويُختم الإقرار، ثم تُسلَّم نسخة للموكل، وتُحفظ الأخرى في الملف مع صورة ممسوحة، وتوضع الأصول في المكان المخصص لها في المكتب.

6. 6

   عند الإعادة: تحقق ثم اطلب التوقيع

   لا تسلّم أصلاً إلا للموكل نفسه أو لمن يفوضه كتابة، بعد التحقق من بطاقته الشخصية، واطلب توقيعه أمام كل مستند في جدول الإعادة، واحفظ خطاب التفويض مع الإقرار.

أخطاء شائعة

• الوصف العام مثل «ملف القضية كاملاً»، فلا يمكن بعده إثبات أن مستنداً بعينه سُلّم أو لم يُسلَّم.
• عدم التمييز بين الأصل والصورة، ثم مطالبة الموكل بأصل يقول المكتب إنه لم يستلم إلا صورته.
• إضافة مستندات بخط اليد إلى إقرار سبق توقيعه، بدل تحرير إقرار جديد لكل دفعة.
• تسليم الأصول لقريب الموكل أو لسائقه دون تفويض مكتوب ودون توقيع في جدول الإعادة.
• تسليم النسخة الموقعة الوحيدة للموكل دون الاحتفاظ بنسخة أو صورة منها في الملف.