نموذج خطاب تفويض
خطاب التفويض ورقة يخوّل بها المكتب أو الموكل شخصاً محدداً القيام بمهمة محددة لدى جهة بعينها، كاستلام مستند أو تقديم طلب أو متابعة معاملة، خلال مدة محددة. ويختلف عن التوكيل الموثق في أنه يقتصر على مهمة بعينها، ويرجع قبوله إلى متطلبات الجهة الموجه إليها.
يتكرر خطاب التفويض في مكتب المحاماة في صورتين: خطاب يصدره المكتب على ورقه ليفوّض مندوبه أو أحد موظفيه في تقديم طلب أو استلام مستند أو متابعة معاملة لدى جهة تطلب ما يثبت صفته، وخطاب يوقّعه الموكل ليفوّض موظف المكتب في استلام أوراق تخصه من جهة أخرى. ويصوغه عادة السكرتير أو المحامي المسؤول، ويوقّعه الشريك أو من يملك التوقيع عن المكتب، ثم يُختم ويُقيَّد في سجل الصادر برقمه. وقوته في دقته: مهمة واضحة، وشخص محدد ببطاقته الشخصية، وحدود لما لا يشمله، وتاريخ ينتهي عنده.
متى تحتاج هذا النموذج؟
- حين يتسلّم مندوب المكتب مستنداً أو صورة رسمية من جهة تطلب ما يثبت أنه يمثل المكتب.
- حين يقدم موظف المكتب طلباً أو يتابع معاملة إدارية لموكل لدى جهة تقبل التفويض المكتوب.
- حين يحتاج المكتب إلى أوراق تخص الموكل لدى جهة أخرى، فيفوّض الموكل موظف المكتب في استلامها.
- عند غياب الموظف المعتاد عن معاملة جارية، وتكليف زميل بها لمدة محددة.
ماذا يجب أن يتضمن؟
- رقم الخطاب وتاريخه، على ورق المكتب أو ورق الشركة المفوِّضة.
- اسم الجهة الموجه إليها الخطاب.
- بيانات المفوِّض: الاسم والصفة، ورقم السجل التجاري إن كان شركة.
- بيانات المفوَّض: الاسم والجنسية ورقم البطاقة الشخصية والوظيفة.
- المهمة محددة: الفعل والمستند أو المعاملة والجهة، ورقم القضية أو المعاملة إن وُجد.
- حدود التفويض: ما لا يشمله، كاستلام المبالغ أو التوقيع على تنازل أو إقرار.
- مدة السريان وتاريخ انتهائها.
- توقيع المفوِّض وختمه، ونموذج توقيع المفوَّض، والمرفقات.
خطاب تفويض
السادة / [اسم الجهة الموجه إليها الخطاب] المحترمين،
تحية طيبة وبعد،
نحن [اسم المكتب]، ومقره مبنى [رقم المبنى]، شارع [رقم الشارع]، منطقة [رقم المنطقة]، الدوحة – دولة قطر، نفوّض بموجب هذا الخطاب السيد / [اسم المفوَّض]، [الجنسية]، حامل البطاقة الشخصية رقم [رقم البطاقة الشخصية]، ويعمل لدينا بوظيفة [المسمى الوظيفي]، في القيام نيابةً عنا بما يأتي:
- تقديم [الطلب أو المستندات] بخصوص [اسم الموكل أو رقم المعاملة أو القضية].
- متابعة الطلب حتى صدور القرار فيه، واستلام [المستند أو الصورة الرسمية] الصادر بشأنه.
- سداد الرسوم المتعلقة بالطلب، واستلام الإيصال الدال على السداد.
ويقتصر هذا التفويض على ما ذُكر أعلاه، ولا يشمل استلام أي مبالغ، ولا التوقيع نيابةً عنا على أي إقرار أو تنازل أو صلح، ويسري من تاريخه حتى [تاريخ انتهاء التفويض] أو انتهاء المهمة، أيهما أسبق.
ومرفق صورة البطاقة الشخصية للمفوَّض، وصورة التوكيل رقم [رقم التوكيل] الصادر من الموكل [اسم الموكل].
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
صيغة بديلة: تفويض يصدره الموكل لموظف المكتب
أنا الموقّع أدناه [اسم الموكل]، [الجنسية]، حامل البطاقة الشخصية رقم [رقم البطاقة الشخصية]، أفوّض السيد / [اسم المفوَّض] من [اسم المكتب]، حامل البطاقة الشخصية رقم [رقم البطاقة الشخصية للمفوَّض]، في استلام [المستند المطلوب] من [اسم الجهة] نيابةً عني وتسليمه إلى [اسم المكتب]، دون أي تصرف آخر.
ويسري هذا التفويض من تاريخه حتى [تاريخ انتهاء التفويض].
احذف من المهام والمرفقات ما لا ينطبق. وإن كان المفوِّض شركة، فيصدر الخطاب على ورقها موقّعاً ممن يملك التوقيع عنها ومختوماً بختمها.
كيف تملأ النموذج
اكتب المهمة في جملة واحدة
حدد الفعل والشيء والجهة: استلام صورة رسمية من مستند بعينه لدى جهة بعينها. وإذا احتاجت المعاملة إلى أكثر من خطوة، فاذكرها مرتبة في بنود، دون عبارات مفتوحة مثل «وكل ما يلزم».
عرّف المفوَّض من بطاقته الشخصية
انقل الاسم والجنسية ورقم البطاقة الشخصية من البطاقة نفسها، واذكر وظيفته في المكتب، فموظف الجهة سيطابق الخطاب مع البطاقة قبل أن يسلّم أي شيء.
بيّن الصفة التي تفوّض بها
إذا كانت المعاملة لموكل، فاذكر اسمه ورقم التوكيل الذي يعمل المكتب بموجبه وأرفق صورته. وإذا كانت لشأن المكتب نفسه، فيصدر الخطاب على ورق المكتب بتوقيع من يملك التوقيع عنه.
ضع الحدود والمدة
اكتب صراحة ما لا يشمله التفويض، وأهمه استلام المبالغ والتوقيع على إقرارات أو تنازلات، وحدد تاريخ انتهاء قريباً يناسب المعاملة بدل تفويض مفتوح.
وقّع واختم وقيّد
يوقّع الشريك أو من يملك التوقيع عن المكتب ويختم الخطاب، ويوقّع المفوَّض في خانة نموذج التوقيع، ثم يُقيَّد الخطاب في سجل الصادر برقمه، وتُحفظ صورته في ملف الموكل أو المعاملة.
تحقق من متطلبات الجهة قبل الإرسال
بعض الجهات تقبل الخطاب الموقّع المختوم، وبعضها يطلب صيغة خاصة بها أو توكيلاً موثقاً. اسأل الجهة أو راجع متطلباتها المعلنة قبل أن يذهب المندوب، حتى لا يعود دون إنجاز.
أخطاء شائعة
- تفويض عام «في جميع المعاملات لدى جميع الجهات»، يخرج عن غرضه ويصعب على الجهة قبوله.
- خطاب بلا تاريخ انتهاء، يبقى صالحاً في يد موظف ربما غادر المكتب.
- استعمال خطاب التفويض حيث تشترط الجهة توكيلاً موثقاً، فيضيع يوم المندوب.
- توقيع الخطاب ممن لا يملك التوقيع عن المكتب أو عن الشركة الموكلة.
- عدم إبلاغ الجهة بإلغاء التفويض حين يغادر المفوَّض المكتب أو تنتهي المعاملة قبل موعدها.
أصدِر هذا المستند من بيانات مكتبك
خطاب التفويض ليس من مطبوعات مُرافِع، فيُكتب بهذا النموذج على ورق المكتب، لكن البيانات التي يُبنى عليها موجودة في النظام: ففي ملف الموكل رقم بطاقته الشخصية وتاريخ انتهائها وجنسيته، أو سجله التجاري والشخص المسؤول إن كان شركة، وفي صفحة «التوكيلات» رقم التوكيل ونوعه وتاريخ انتهائه والوكلاء. وإذا قدّم المندوب طلباً إلى جهة، فيُسجَّل في «الطلبات» بموضوعه والجهة المقدم إليها ورقمه وتاريخ تقديمه والمسؤول عن متابعته، ثم يُحدَّث بقراره، ولو لم يكن مرتبطاً بدعوى. أما إنابة محامٍ لزميل في حضور جلسة فلها في مُرافِع سند إنابة يُعبّأ من ملف الدعوى ويُطبع على نموذج المكتب. وعند مغادرة موظف يوقف مدير النظام حسابه مع الإبقاء على سجلاته وأعماله، وهي اللحظة المناسبة لإلغاء أي تفويض صادر باسمه.