نموذج اتفاقية سرية لموظفي مكتب المحاماة
اتفاقية السرية لموظفي مكتب المحاماة عقد قصير يوقّعه كل من يعمل في المكتب، من المحامي إلى السكرتير والمحاسب والمندوب والمتدرب، يحدد ما يُعد سراً، وكيف تُعامل ملفات الموكلين وأنظمة المكتب وأجهزته، وما يُعاد عند انتهاء العمل. وهي تكمل عقد العمل، ولا تغني عن قواعد المهنة.
يُعدّ الاتفاقية الشريك المدير أو المسؤول الإداري، ويوقّعها الموظف في أول يوم عمل قبل أن يُمنح حساباً في النظام أو يتسلم أي ملف، فالسرية التي تبدأ بعد الاطلاع تأتي متأخرة. والنموذج التالي مكتوب لمكتب محاماة تحديداً: يسمّي أسرار الموكلين وخصومهم ومسودات المذكرات وترتيبات الأتعاب، ويتناول ما تغفله الاتفاقيات العامة، كالواتساب والبريد الشخصي وكلمات المرور والطباعة، ويربط نهاية العلاقة بتسليم العهد وإيقاف الحسابات. ويصلح بتعديل يسير للمتدربين، ولمن يتعاقد معهم المكتب من خارجه ممن يطّلعون على بياناته، كالمترجم أو الدعم التقني.
متى تحتاج هذا النموذج؟
- عند تعيين أي موظف، قبل منحه حساباً في النظام أو تسليمه ملفاً.
- عند استقبال متدرب أو طالب تدريب، ولو لفترة قصيرة.
- عند التعاقد مع مترجم أو محاسب خارجي أو جهة دعم تقني تطّلع على بيانات المكتب، بعد تعديل صفة الطرف الثاني.
- عند تحديث سياسة السرية في المكتب، أو بدء استخدام نظام أو قناة تواصل جديدة.
- عند انتهاء العمل، لتذكير الموظف بالتزامه المستمر وتوقيع ملحق تسليم العهد.
ماذا يجب أن يتضمن؟
- بيانات الطرفين: المكتب ومن يمثله، والموظف باسمه وجنسيته ورقم بطاقته الشخصية ووظيفته.
- تعريف واضح للمعلومات السرية يسمّي ما يخص الموكلين والخصوم والقضايا والأتعاب وشؤون المكتب وبيانات الدخول.
- الاستثناءات: ما هو متاح للعموم دون إخلال، وما يوجب القانون أو أمر قضائي الإفصاح عنه.
- التزامات العمل اليومي: الاطلاع على قدر الحاجة، والقنوات المعتمدة، وعدم النسخ أو الإخراج.
- قواعد الأجهزة والحسابات: الحساب الشخصي وكلمة المرور، والهاتف، والطباعة.
- الإبلاغ الفوري عن أي إفصاح أو فقد لمستند أو جهاز.
- إعادة المستندات والأجهزة عند انتهاء العمل، واستمرار الالتزام بعده.
- أثر الإخلال، والقانون الواجب التطبيق، والجهة المختصة بالنزاع.
اتفاقية المحافظة على السرية
حُررت هذه الاتفاقية بين كل من:
الطرف الأول: [اسم المكتب]، رخصة رقم [رقم رخصة المكتب]، ومقره مبنى [رقم المبنى]، شارع [رقم الشارع]، منطقة [رقم المنطقة]، الدوحة – دولة قطر، ويمثله في التوقيع [اسم الشريك المدير] بصفته [الصفة]، ويُشار إليه فيما يلي بـ«المكتب».
الطرف الثاني: [اسم الموظف]، [الجنسية]، حامل البطاقة الشخصية رقم [رقم البطاقة الشخصية]، ويعمل لدى المكتب بوظيفة [المسمى الوظيفي] اعتباراً من [تاريخ بدء العمل]، ويُشار إليه فيما يلي بـ«الموظف».
التمهيد
لما كانت طبيعة عمل المكتب تقتضي اطلاع العاملين فيه على أسرار الموكلين وشؤونهم ومستنداتهم، وعلى معلومات تخص المكتب وعمله، فقد اتفق الطرفان على أحكام هذه الاتفاقية مكملةً لعقد العمل بينهما، ودون إخلال بما تفرضه القوانين المعمول بها في دولة قطر وقواعد مهنة المحاماة. ويُعد هذا التمهيد جزءاً لا يتجزأ من الاتفاقية.
البند الأول: المعلومات السرية
يُقصد بالمعلومات السرية كل ما يطّلع عليه الموظف أو يصل إلى علمه بسبب عمله أو بمناسبته، مكتوباً كان أو شفهياً أو إلكترونياً، ويشمل على وجه الخصوص:
- هوية الموكلين وبياناتهم ووسائل الاتصال بهم، وكون شخص ما موكلاً لدى المكتب أصلاً.
- القضايا والبلاغات والاستشارات والخدمات، ووقائعها وأطرافها وخصومها، والمستندات والأحكام والمراسلات المتعلقة بها.
- مسودات المذكرات والآراء القانونية وخطط الدفاع والملاحظات الداخلية.
- الأتعاب المتفق عليها والمبالغ المسددة والمستحقة، وحسابات الموكلين وشؤون المكتب المالية والإدارية.
- أسماء المستخدمين وكلمات المرور وأي وسيلة دخول إلى أنظمة المكتب وبريده وأجهزته.
- كل معلومة أخرى يُبلَّغ الموظف بسريتها، أو يُفهم من طبيعتها أنها سرية.
البند الثاني: ما لا يُعد سراً
لا يشمل الالتزام بالسرية ما كان متاحاً للعموم دون إخلال من الموظف بهذه الاتفاقية، ولا ما يوجب القانون أو أمر صادر من جهة قضائية مختصة الإفصاح عنه، على أن يُخطر الموظف المكتب بذلك فور علمه ما لم يكن الإخطار ممنوعاً، وأن يقتصر الإفصاح على القدر المطلوب.
البند الثالث: التزامات الموظف
يلتزم الموظف بما يأتي:
- ألا يفشي أي معلومة سرية لأي شخص من خارج المكتب، وألا يُطلع عليها من داخل المكتب إلا من يقتضي عمله ذلك.
- ألا يستعمل المعلومات السرية إلا في أداء عمله لدى المكتب، لا لمصلحته ولا لمصلحة غيره.
- ألا ينسخ أو يصوّر أو يُخرج من المكتب أي مستند أو ملف إلا بقدر ما يقتضيه العمل وبالطريقة التي يعتمدها المكتب.
- ألا يرسل مستندات الموكلين أو بياناتهم إلا عبر القنوات المعتمدة من المكتب، وألا يرسلها إلى بريده الشخصي أو إلى تطبيقات المراسلة الشخصية.
- ألا يناقش قضايا الموكلين في الأماكن العامة أو على وسائل التواصل الاجتماعي، وألا يدلي بأي تصريح عنها لوسائل الإعلام.
- أن يحفظ الملفات الورقية في أماكنها المخصصة، وألا يتركها على المكاتب أو في الطابعة أو في السيارة.
البند الرابع: الأنظمة والأجهزة وكلمات المرور
يستخدم الموظف حسابه الشخصي في أنظمة المكتب، ولا يُطلع أحداً على كلمة مروره، ولا يستخدم حساب غيره، ويغيّر كلمة المرور فوراً إن شك في أن غيره عرفها.
ويقفل شاشة جهازه عند مغادرة مكتبه، ويسجّل الخروج من أنظمة المكتب على الأجهزة المشتركة، ويلتزم بما يقرره المكتب في استخدام الهاتف الشخصي في العمل.
ويعلم الموظف أن أنظمة المكتب تسجّل العمليات التي تُجرى عليها، ومنها الاطلاع على المستندات وتحميلها وطباعتها، وأن للمكتب مراجعة هذه السجلات وفق سياسته.
البند الخامس: الإبلاغ
يلتزم الموظف بإبلاغ [المسؤول المحدد في المكتب] فوراً عن أي إفصاح غير مصرح به، أو فقد لمستند أو جهاز أو وسيلة دخول، أو اشتباه في اطلاع غير مصرح به، ولو وقع ذلك بغير خطأ منه.
البند السادس: إعادة المستندات والأجهزة
عند انتهاء علاقة العمل لأي سبب، أو عند طلب المكتب، يعيد الموظف جميع المستندات والملفات والأجهزة ووسائل الدخول والعهد التي في حوزته، ولا يحتفظ بأي نسخة منها بأي وسيلة، ويوقّع على ملحق تسليم العهد المرفق.
البند السابع: مدة الالتزام
يسري هذا الالتزام طوال مدة عمل الموظف لدى المكتب، ويبقى قائماً بعد انتهاء علاقة العمل لأي سبب كان.
البند الثامن: الإخلال
يُعد الإخلال بأي من أحكام هذه الاتفاقية مخالفة لواجبات الموظف، وللمكتب أن يتخذ ما يراه من إجراءات وفق عقد العمل والأنظمة الداخلية المعتمدة، وأن يطالب بالتعويض عما يلحقه من ضرر، دون إخلال بأي مسؤولية أخرى يرتبها القانون.
البند التاسع: القانون والاختصاص
تخضع هذه الاتفاقية لقوانين دولة قطر، وتختص بنظر أي نزاع ينشأ عنها الجهة القضائية المختصة في دولة قطر.
البند العاشر: النسخ
حُررت هذه الاتفاقية من نسختين، بيد كل طرف نسخة للعمل بموجبها، ويحتفظ المكتب بنسخته في الملف الوظيفي للموظف.
ملحق: تسليم العهد عند انتهاء العمل
يُعبّأ في آخر يوم عمل للموظف، ويوقّع المسؤول أمام كل بند عند استلامه.
| البند | تم التسليم | التاريخ | توقيع المسؤول |
|---|---|---|---|
| الملفات والمستندات الورقية في عهدة الموظف | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
| جهاز الحاسوب وملحقاته رقم [رقم الجهاز] | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
| الهاتف أو الشريحة التي سلّمها المكتب | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
| مفاتيح المكتب وبطاقة الدخول | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
| إيقاف الحساب في أنظمة المكتب وبريده الإلكتروني | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
| إقرار الموظف بعدم احتفاظه بنسخ من المستندات | [نعم / لا] | [التاريخ] | .................... |
عدّل البند الرابع ليطابق سياسة مكتبك الفعلية في الهواتف والأجهزة، وغيّر صفة الطرف الثاني إذا وقّعها متدرب أو متعاقد من خارج المكتب.
كيف تملأ النموذج
أكمل بيانات الطرفين
اكتب اسم المكتب ورقم رخصته وعنوانه، واسم من يوقّع عنه وصفته، ثم بيانات الموظف من بطاقته الشخصية ووظيفته وتاريخ بدء عمله، حتى تُقرأ الاتفاقية مع عقد العمل دون لبس.
طابق التعريف مع عمل مكتبك
أبقِ البنود التي تسمّي أسرار الموكلين والقضايا والأتعاب، وأضف ما يخص تخصص مكتبك، كأسرار الشركات في مكتب تجاري، أو الشؤون الأسرية في مكتب يتولى قضايا الأسرة.
اكتب قواعد الأجهزة كما تطبقها فعلاً
إذا كان المحامون يستخدمون هواتفهم في العمل، فاكتب المسموح والممنوع بدقة، بدل منع عام لا يلتزم به أحد؛ فالبند الذي يخالفه الجميع يُضعف بقية البنود.
اشرح قبل التوقيع
اقرأ البنود مع الموظف في أول يوم، واضرب له أمثلة عملية لما يُعد إفشاءً، ثم يوقّع الطرفان، ويتسلم الموظف نسخته، وتُحفظ الأخرى في ملفه الوظيفي.
اربطها بالحسابات والصلاحيات
لا يُنشأ حساب الموظف في النظام ولا يُمنح صلاحية الاطلاع على الملفات إلا بعد توقيع الاتفاقية. وفي آخر يوم عمل يُعبّأ ملحق تسليم العهد، ويُوقف الحساب في اليوم نفسه.
أخطاء شائعة
- اتفاقية عامة منقولة من شركة لا تذكر أسرار الموكلين ولا الواتساب ولا كلمات المرور ولا الطباعة.
- توقيعها بعد أسابيع من بدء العمل، بعد أن اطّلع الموظف على الملفات فعلاً.
- استثناء المتدربين والمتعاقدين من خارج المكتب، وهم يطّلعون على البيانات نفسها.
- عدم ربطها بإجراءات المغادرة، فيغادر الموظف دون تسليم العهد ويبقى حسابه يعمل.
- إدراج شرط جزائي أو مبلغ تعويض محدد دون مراجعة قانونية لمدى ملاءمته.
أصدِر هذا المستند من بيانات مكتبك
الاتفاقية تحدد ما يلتزم به الموظف، ومُرافِع يجعل كثيراً من بنودها قابلاً للتطبيق والمراجعة: لكل موظف حساب باسمه بكلمة مرور مؤقتة يغيّرها عند أول دخول، ولا يرى إلا ما تسمح به صلاحيات دوره، ولا تظهر الدعوى السرية إلا لفريق عملها ولمن يملك صلاحية «عرض الدعاوى السرية»، ويمكن داخلها تقييد أي مستند بأشخاص محددين. ومعاينة المستندات صلاحية منفصلة عن تحميلها، فيقرأ الموظف المستند داخل النظام دون أن يخرج بنسخة منه، وتُسجَّل كل معاينة وكل تحميل وكل طباعة في سجل التدقيق باسمه ووقتها. ويُسجَّل خروج المستخدم تلقائياً بعد مدة عدم النشاط المحددة، وتجري المحادثات الداخلية بين الفريق داخل النظام. وعند مغادرة الموظف يوقف مدير النظام حسابه، فيتوقف دخوله وتبقى سجلاته وأعماله كما هي.