نموذج استمارة استقبال موكل جديد
استمارة استقبال الموكل الجديد أول ورقة في ملفه: تجمع بياناته الشخصية ووسائل التواصل معه، وموضوع طلبه، وأسماء خصومه للتحقق من عدم تعارض المصالح، والمستندات التي سلّمها، وموافقته على طريقة التواصل. وتُعبّأ في الزيارة الأولى، قبل إبداء أي رأي في الموضوع وقبل عقد الأتعاب.
يملأ هذه الاستمارة موظف الاستقبال مع الموكل في اللقاء الأول: ينقل بيانات الهوية من البطاقة الشخصية أو السجل التجاري، ويترك للمحامي كتابة ملخص الموضوع والطلبات بعد سماع الموكل. ثم يذهب قسم الأطراف الأخرى إلى من يتولى فحص التعارض في المكتب، فلا يُقبل الموضوع قبل التأكد من أن المكتب لا يمثل الطرف الآخر في ملف آخر. وكل ما يُدوَّن فيها يُبنى عليه ما بعدها: ملف الموكل، وعقد الأتعاب، والتوكيل، وتذكيرات الجلسات؛ فالخطأ في اسم أو رقم هاتف هنا يتكرر في كل ورقة تليها.
متى تحتاج هذا النموذج؟
- عند أول زيارة لشخص أو شركة يطلب من المكتب تمثيله في دعوى أو بلاغ أو خدمة قانونية.
- عند تلقي طلب جديد بالهاتف أو البريد أو الواتساب، فتُعبّأ الاستمارة قبل الموعد الأول وتُستكمل فيه.
- عندما يعود موكل قديم بموضوع جديد: يُحدَّث ما تغيّر من بياناته، ويُفحص الخصم الجديد قبل القبول.
- قبل تحرير عقد الأتعاب أو اتفاقية الاستشارة أو طلب التوكيل، لأنها تُبنى على بيانات الاستمارة.
- عند تغيّر من يمثل الشركة الموكلة أو الشخص المسؤول عن متابعة ملفاتها لدى المكتب.
ماذا يجب أن يتضمن؟
- بيانات الهوية كما في الأصل: الاسم ورقم البطاقة الشخصية وتاريخ انتهائها والجنسية للفرد، والسجل التجاري ومن يمثل الشركة وصفته للشركات.
- وسائل التواصل: الهاتف والواتساب بمفتاح +974، والبريد الإلكتروني، والعنوان برقم المبنى والشارع والمنطقة، ووسيلة الإشعار المفضلة.
- نوع الطلب: دعوى أو بلاغ أو خدمة أو استشارة، مع ملخص قصير للوقائع وما يطلبه الموكل.
- الجهة المنظور أمامها الموضوع ورقم القضية إن وُجدا، وأقرب موعد معروف من جلسة أو مهلة.
- أسماء الخصوم والأطراف ذوي الصلة وممثليهم، كاملة كما يعرفها الموكل، لفحص تعارض المصالح.
- قائمة بالمستندات المستلمة: أصل أم صورة، وعدد الصفحات.
- إقرار الموكل بصحة بياناته، وموافقته على التواصل وحفظ البيانات، وعلمه أن الاستمارة لا تعني قبول التمثيل.
- قسم لاستعمال المكتب: نتيجة فحص التعارض، وقرار القبول، والمحامي المسؤول، ورقم الملف.
استمارة استقبال موكل جديد
تُعبّأ هذه الاستمارة في أول تواصل مع المكتب، وتُحفظ في ملف الموكل، ولا تُستعمل بياناتها إلا لأغراض العمل في موضوعه.
أولاً: بيانات الموكل
تُنقل من البطاقة الشخصية أو السجل التجاري الأصلي، لا من الذاكرة.
| البيان | التفاصيل |
|---|---|
| نوع الموكل | □ فرد □ شركة / مؤسسة □ جهة حكومية |
| الاسم الكامل كما في البطاقة الشخصية | [الاسم الكامل] |
| رقم البطاقة الشخصية وتاريخ انتهائها | [رقم البطاقة الشخصية] – تنتهي في [تاريخ الانتهاء] |
| الجنسية | [الجنسية] |
| رقم جواز السفر (لغير حاملي البطاقة الشخصية) | [رقم الجواز] |
| المهنة وجهة العمل | [المهنة] – [جهة العمل] |
| للشركات: الاسم التجاري ورقم السجل التجاري | [الاسم التجاري] – سجل تجاري رقم [رقم السجل التجاري] |
| للشركات: من يمثلها ويوقّع عنها وصفته | [اسم الممثل] – [الصفة] |
| للشركات: المسؤول عن متابعة الملف | [الاسم] – [المسمى الوظيفي] |
ثانياً: وسائل التواصل
تُستعمل هذه البيانات في إرسال مواعيد الجلسات والمستجدات والمطالبات.
| البيان | التفاصيل |
|---|---|
| الهاتف المتحرك | +974 [رقم الهاتف] |
| رقم الواتساب إن اختلف | +974 [رقم الواتساب] |
| البريد الإلكتروني | [البريد الإلكتروني] |
| العنوان | مبنى [رقم المبنى]، شارع [رقم الشارع]، منطقة [رقم المنطقة]، الدوحة – دولة قطر |
| صندوق البريد | ص.ب [رقم صندوق البريد] |
| وسيلة الإشعار المفضلة | □ واتساب □ بريد إلكتروني □ اتصال هاتفي |
| الأوقات المناسبة للاتصال | [الأوقات] |
ثالثاً: موضوع الطلب
يكتب المحامي ملخص الموضوع بعد سماع الموكل، بإيجاز ودون تقدير لنتيجته.
| البيان | التفاصيل |
|---|---|
| نوع الطلب | □ دعوى قضائية □ بلاغ / شكوى □ خدمة قانونية □ استشارة |
| صفة الموكل | □ مدعٍ □ مدعى عليه □ شاكٍ □ مشكو في حقه □ أخرى: [الصفة] |
| ملخص الوقائع | [ملخص الموضوع في أسطر قليلة] |
| ما يطلبه الموكل | [الطلبات أو النتيجة التي يريدها] |
| هل الموضوع منظور أمام جهة؟ | □ لا □ نعم: [اسم المحكمة المختصة أو النيابة أو اللجنة] – القضية رقم [رقم القضية] |
| أقرب موعد معروف | [جلسة أو مهلة أو إنذار] بتاريخ [التاريخ] |
| هل تولّى الموضوع محامٍ آخر من قبل؟ | □ لا □ نعم: [اسم المحامي أو المكتب] |
رابعاً: الأطراف الأخرى (لفحص تعارض المصالح)
تُكتب الأسماء كاملة، ويُذكر كل طرف له صلة بالموضوع ولو لم يكن خصماً مباشراً.
| # | اسم الطرف | صفته في الموضوع | رقم البطاقة الشخصية أو السجل التجاري إن عُرف | محاميه أو ممثله إن عُرف |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [اسم الطرف] | [خصم / كفيل / شريك / أخرى] | [الرقم] | [الاسم] |
| 2 | [اسم الطرف] | [الصفة] | [الرقم] | [الاسم] |
| 3 | [اسم الطرف] | [الصفة] | [الرقم] | [الاسم] |
خامساً: المستندات المستلمة
تُسلَّم الأصول بإقرار استلام مستقل يوقّعه الموكل والموظف المستلم.
| # | المستند | أصل / صورة | عدد الصفحات |
|---|---|---|---|
| 1 | البطاقة الشخصية أو السجل التجاري | صورة | [العدد] |
| 2 | [اسم المستند وتاريخه] | [أصل / صورة] | [العدد] |
| 3 | [اسم المستند وتاريخه] | [أصل / صورة] | [العدد] |
سادساً: كيف تعرّف الموكل على المكتب؟
□ توصية من موكل □ محامٍ أو مكتب آخر □ الموقع الإلكتروني □ وسائل التواصل الاجتماعي □ أخرى: [المصدر]
سابعاً: الإقرار والموافقات
يقر الموكل بأن البيانات المدونة في هذه الاستمارة صحيحة على حد علمه، ويتعهد بإبلاغ المكتب بأي تغيير فيها.
ويوافق على تواصل المكتب معه بالوسائل المبينة أعلاه، ومنها رسائل الواتساب والبريد الإلكتروني بمواعيد الجلسات والمستجدات والمطالبات المالية، وعلى حفظ بياناته وصور مستنداته في ملفه لدى المكتب.
ويعلم أن تعبئة هذه الاستمارة لا تعني قبول المكتب تمثيله، وأن العمل في موضوعه يبدأ بعد فحص تعارض المصالح، والاتفاق على الأتعاب كتابةً، واستلام ما يلزم من توكيل.
ثامناً: لاستعمال المكتب فقط
يُعبّأ بعد فحص الأسماء الواردة في البند رابعاً في سجلات المكتب.
| البيان | التفاصيل |
|---|---|
| نتيجة فحص التعارض | □ لا يوجد تعارض □ يوجد تعارض أو شبهة تعارض: [الملاحظات] |
| أجرى الفحص | [الاسم] – بتاريخ [التاريخ] |
| قرار المكتب | □ قبول الموضوع □ الاعتذار □ استكمال بيانات |
| المحامي المسؤول | [اسم المحامي] |
| رقم ملف الموكل | [رقم الملف] |
| الخطوة التالية | □ عقد أتعاب □ اتفاقية استشارة □ توكيل □ أخرى: [البيان] |
| اعتماد الشريك المسؤول | [الاسم] – التوقيع: .................... |
عدّل الحقول بما يناسب عمل مكتبك، واحذف صفوف الشركات إن كان الموكل فرداً، واحفظ الاستمارة الموقّعة في ملف الموكل.
كيف تملأ النموذج
ابدأ بالهوية من الأصل
اطلب البطاقة الشخصية أو السجل التجاري، وانقل منه الاسم والرقم وتاريخ الانتهاء حرفاً بحرف، لا كما ينطقه الموكل. وإذا حضر عن شركة شخصٌ لا يظهر اسمه في السجل التجاري، فاطلب ما يثبت صفته في تمثيلها قبل أن يوقّع عنها.
سجّل الوسيلة التي سيقرؤها فعلاً
اسأل الموكل عن الرقم الذي يستعمله للواتساب، وعن الوسيلة التي يفضّلها لمواعيد الجلسات والمطالبات. ولموكل الشركة سجّل هاتف من يتابع الملف فعلاً، لا رقم الاستقبال العام.
اكتب الموضوع بإيجاز وأقرب موعد بدقة
يكفي ملخص في أسطر قليلة يكتبه المحامي بعد سماع الموكل، دون تقدير للنتيجة. أما أقرب موعد معروف، من جلسة محددة أو مهلة للرد على إنذار أو حكم صدر حديثاً، فاسأل عنه صراحة واكتبه بتاريخه، لأنه يحدد إن كان الملف عاجلاً.
افحص الخصوم قبل سماع التفاصيل
دوّن أسماء الخصوم والأطراف ذوي الصلة كاملة، ثم ابحث عنها في سجلات المكتب بين الموكلين والخصوم والملفات السابقة. فإن ظهر تطابق أو شبهة تعارض، فتوقف عن جمع التفاصيل وأحِل الأمر إلى الشريك المسؤول ليقرر قبل أي خطوة.
أثبت المستندات وما سُلّم منها أصلاً
اكتب كل مستند استُلم ببيان يميزه، وحدد هل هو أصل أم صورة وعدد صفحاته. وإذا تسلّم المكتب أصلاً، فحرّر به إقرار استلام مستقلاً يوقّعه الطرفان، وأعطِ الموكل نسخة منه.
وقّع الاستمارة وسجّل قرار المكتب
يقرأ الموكل الإقرار والموافقات ثم يوقّع، ويوقّع الموظف المستلم. وبعد الفحص يُستكمل قسم «لاستعمال المكتب» بنتيجة فحص التعارض وقرار القبول والمحامي المسؤول ورقم الملف، ثم يُنتقل إلى عقد الأتعاب أو اتفاقية الاستشارة.
أخطاء شائعة
- الاستماع إلى تفاصيل الموضوع وإبداء رأي فيه قبل فحص أسماء الخصوم، ثم اكتشاف أن الخصم موكل لدى المكتب في ملف آخر.
- كتابة الاسم كما نطقه الموكل لا كما في البطاقة الشخصية، فيختلف عن الاسم في التوكيل وعقد الأتعاب والسندات.
- إغفال سؤال الموكل عن أقرب موعد، فيُكتشف بعد أيام أن جلسته قريبة أو أن مهلة الرد على إنذار أوشكت على الانتهاء.
- استلام أصول المستندات دون تدوينها في الاستمارة ولا في إقرار مستقل، ثم الاختلاف لاحقاً على ما سُلّم وما لم يُسلَّم.
- ترك قسم «لاستعمال المكتب» فارغاً، فلا يُعرف من فحص التعارض ولا من قرر القبول ولا من المسؤول عن الملف.
أصدِر هذا المستند من بيانات مكتبك
في مُرافِع تتحول بيانات هذه الاستمارة إلى ملف موكل يُفتح من «الموكلين» ← «موكل جديد»: تختار نوع الموكل (فرد، أو شركة / مؤسسة، أو جهة حكومية) فيُولَّد رقم ملفه تلقائياً، ثم تُدخل للفرد رقم البطاقة الشخصية وتاريخ انتهائها والجنسية، وللشركة رقم السجل التجاري والشخص المسؤول، ومعها الهاتف والواتساب والبريد والعنوان ووسيلة الإشعار المفضلة. وينبّهك النظام إن وُجد موكل مسجل بنفس رقم البطاقة أو الهاتف، ويُظهر ما بقي ناقصاً من البيانات، وينبّه الفريق قبل انتهاء البطاقة الشخصية بالمدة المحددة في الإعدادات (30 يوماً افتراضياً). وقبل القبول اكتب اسم الطرف الآخر في البحث الشامل، فتظهر النتائج مع نوع كل منها: موكل أو خصم أو دعوى. ومن ملف الموكل تفتح له دعوى أو خدمة جديدة مباشرة، ويُسجَّل فيها «المستلم» باسم من استلم الأوراق.