نموذج سجل التوكيلات وسندات الإنابة

متى تحتاج هذا النموذج؟

• عند استلام توكيل جديد من موكل، أو تجديد توكيل قائم.
• عند إصدار سند إنابة لزميل لحضور جلسة أو مباشرة إجراء.
• قبل كل جلسة أو إجراء، للتأكد من سريان التوكيل ورقمه.
• في مراجعة دورية للتوكيلات التي يقترب انتهاؤها، بالمدة التي يحددها المكتب.
• عند إلغاء الموكل توكيله أو انتهاء العمل في ملفه، لتأشير القيد بذلك.

ماذا يجب أن يتضمن؟

1. اسم الموكل ورقم ملفه لدى المكتب.
2. رقم التوكيل كما في أصله، ونوعه ونطاقه باختصار.
3. جهة التوثيق أو الإصدار، وتاريخ الإصدار، وتاريخ الانتهاء.
4. أسماء المحامين الوكلاء في التوكيل.
5. حالة التوكيل: سارٍ، أو منتهٍ، أو مجدد، أو ملغى، مع تاريخ التأشير.
6. مكان حفظ الأصل، وصورة ممسوحة منه في ملف الموكل.
7. لكل سند إنابة: رقمه وتاريخه، والقضية والمحكمة، وتاريخ الجلسة، والمحامي المُنيب والمُناب، ورقم التوكيل.
8. قرار الجلسة الذي عاد به المحامي المُناب، وتاريخ تسجيله في ملف القضية.

كيف تملأ النموذج

1. 1

   قيّد التوكيل يوم وصوله

   انقل رقم التوكيل وتاريخ إصداره وتاريخ انتهائه وجهة توثيقه من الأصل مباشرة، لا من صورة على الهاتف ولا من رواية الموكل، وراجع التاريخين مرة ثانية قبل الحفظ، فعلى تاريخ الانتهاء تقوم المتابعة كلها.

2. 2

   اختصر النوع والنطاق بما يفيد المحامي

   اكتب ما يجيب عن سؤال «هل يغطي هذا التوكيل عملاً بعينه؟»، كأن تذكر أنه عام أو خاص بموضوع محدد، واترك تقدير كفايته لعمل جديد للمحامي بعد قراءة نصه.

3. 3

   سجّل الوكلاء بأسمائهم

   اكتب أسماء المحامين الواردة في التوكيل كما هي، فبها يعرف من ينظّم الحضور من يستطيع الوقوف أمام الدائرة، ومتى يحتاج الأمر إلى سند إنابة.

4. 4

   احفظ الأصل واكتب مكانه

   حدد للأصول مكاناً واحداً في المكتب، واكتب في السجل أين حُفظ كل أصل، واحفظ صورة ممسوحة منه في ملف الموكل، فلا يبحث أحد عن توكيل في درج زميل غائب.

5. 5

   قيّد كل سند إنابة عند إصداره

   اكتب رقم السند وتاريخه والقضية والجلسة والمحاميين ورقم التوكيل الذي استند إليه. وعند عودة المحامي المُناب يُسجَّل القرار في ملف القضية، ثم يُؤشَّر بذلك في السجل.

6. 6

   راجع السجل كل شهر

   استخرج التوكيلات التي يقترب انتهاؤها بالمدة التي يحددها مكتبك، وتواصل مع أصحابها لترتيب التجديد، وتابع السندات التي لم يُسجَّل قرار جلستها، ثم وقّعا على المراجعة.

أخطاء شائعة

• قيد تاريخ الانتهاء تقديرياً أو تركه فارغاً، فيفقد السجل أهم ما وُضع له.
• إصدار سند إنابة دون الرجوع إلى نص التوكيل للتأكد من أنه يغطي القضية ويسمح بالعمل المطلوب.
• الاعتماد على صورة توكيل قديم بعد تجديده، فيُكتب في السند رقم توكيل منتهٍ.
• شطب القيود أو تعديلها دون أثر، بدل التأشير على القيد بالحالة الجديدة وتاريخها.
• إبقاء السجل في جدول على جهاز موظف واحد، فيتعطل كل شيء في يوم غيابه.