نموذج رول الجلسات اليومي

متى تحتاج هذا النموذج؟

• مساء كل يوم عمل، لإعداد رول اليوم التالي ومراجعته.
• صباح اليوم نفسه، لطباعته أو إرساله إلى المحامين والمندوبين وتأكيد الحضور.
• عند ظهور جلستين متزامنتين أمام جهتين مختلفتين، لتحديد من يُناب وإصدار سند الإنابة.
• بعد آخر جلسة، لمطابقة القرارات المكتوبة فيه مع ما سُجّل في ملفات القضايا.
• في بداية الأسبوع، لاستعراض رول كل يوم واكتشاف الأيام المزدحمة مبكراً.

ماذا يجب أن يتضمن؟

1. التاريخ واليوم، واسم من أعدّ الرول ومن راجعه.
2. وقت كل جلسة، والمحكمة المختصة والدائرة والقاعة.
3. رقم القضية وسنتها، ورقم الرول إن عُرف.
4. الأطراف وصفاتهم، بأسماء جميع الموكلين في الملف.
5. الغرض من الجلسة كما حدده قرار الجلسة السابقة.
6. المحامي الحاضر، ولو كان غير المحامي المسؤول عن القضية.
7. ما يجب تحضيره: مذكرة، أو حافظة مستندات، أو شاهد، أو رسوم.
8. عمود القرار وموعد الجلسة القادمة، يُملأ بعد الجلسة.

كيف تملأ النموذج

1. 1

   اجمع الجلسات من ملفات القضايا

   ابدأ من قرارات الجلسات المسجلة في ملفات القضايا، لا من دفتر جانبي أو من ذاكرة المحامين؛ فكل جلسة في الرول يجب أن يكون لها أصل في ملف قضيتها بتاريخها ووقتها.

2. 2

   رتّب حسب المحكمة ثم الوقت

   اجمع جلسات المحكمة الواحدة متتالية، ورتّبها داخلها حسب الوقت، فيظهر من النظرة الأولى من يذهب إلى أي مبنى، وأين تتزامن جلستان.

3. 3

   وزّع الحضور وعالج التعارض

   حدد لكل جلسة محامياً حاضراً باسمه. وإذا تزامنت جلستان أمام جهتين متباعدتين، فكلّف زميلاً بإحداهما وأصدر له سند إنابة مساء اليوم السابق، واكتب ذلك في ملاحظات اليوم.

4. 4

   اكتب المطلوب لمن لم يحضر سابقاً

   كلمة «مذكرة» وحدها لا تكفي؛ اكتب نوعها وما ترد عليه، والحافظة إن وُجدت. فالمحامي الحاضر غداً قد لا يكون من حضر الجلسة السابقة.

5. 5

   وزّع الرول وتأكد من استلامه

   اطبعه أو أرسل نسخته PDF صباحاً بالقناة التي يعتمدها المكتب، وتأكد أن كل محامٍ ومندوب استلم نسخته، وعالج أي تغيير طارئ قبل التوجه إلى المحاكم.

6. 6

   أغلق الرول في نهاية اليوم

   بعد آخر جلسة يُعبّأ عمود القرار لكل جلسة، ثم يُنقل القرار وموعد الجلسة القادمة إلى ملف كل قضية، ولا يُغلق الرول قبل مطابقة كل سطر فيه.

أخطاء شائعة

• الاكتفاء بكتابة القرار على الرول الورقي دون نقله إلى ملف القضية، فتغيب الجلسة القادمة عن رول يومها.
• ترتيب الرول حسب المحامي أو رقم الملف، فلا يظهر التزامن بين جلستين في مبنيين مختلفين إلا صباحاً.
• كتابة اسم موكل واحد في ملف عليه عدة موكلين، فيرتبك المندوب أمام القاعة عند المناداة.
• كتابة «مذكرة» أو «مستندات» دون تفصيل، فيحضر المحامي الجلسة دون ما طُلب فيها.
• ترك الرول المطبوع على المكاتب، أو إرساله في مجموعات محادثة شخصية، وهو يحمل أسماء موكلين وخصوم.