نموذج إشعار الموكل بموعد الجلسة

متى تحتاج هذا النموذج؟

• فور تحديد الجلسة الأولى بعد قيد الدعوى أو إحالة البلاغ إلى المحكمة.
• بعد كل جلسة يصدر فيها قرار بالتأجيل وموعد جديد، في يومها نفسه.
• قبل الجلسة بأيام يحددها المكتب، تذكيراً بالموعد.
• حين يكون حضور الموكل الشخصي مطلوباً، أو يُطلب منه مستند أو إجراء قبل الجلسة.
• عند تغيير موعد الجلسة أو إلغائها لأي سبب.

ماذا يجب أن يتضمن؟

1. اسم الموكل، ورقم القضية كما يعرفه.
2. اسم المحكمة المختصة والدائرة، والقاعة إن عُرفت.
3. اليوم والتاريخ الميلادي كاملاً والوقت.
4. هل حضور الموكل الشخصي مطلوب، وما يحضره معه.
5. ما يُطلب منه قبل الجلسة، بموعد محدد.
6. اسم المحامي الذي سيحضر الجلسة عن المكتب.
7. اسم المكتب ورقم هاتفه للاستفسار في ختام الرسالة.
8. في رسالة ما بعد الجلسة: القرار بلغة واضحة، والموعد الجديد والمطلوب له.

كيف تملأ النموذج

1. 1

   انقل البيانات من قرار الجلسة

   خذ رقم القضية والمحكمة والدائرة والتاريخ والوقت من قرار الجلسة المسجل في ملف القضية، لا من الذاكرة ولا من ورقة جانبية، وطابق اليوم مع التاريخ، فالتعارض بينهما يربك الموكل ويدفعه إلى الاتصال ليتأكد.

2. 2

   اختر القناة التي اختارها الموكل

   الواتساب للتذكير السريع ولرسالة ما بعد الجلسة، والبريد حين تحتاج إلى تفصيل أو قائمة مستندات أو حين يكون الموكل شركة. وإذا لم يحدد الموكل وسيلة، فاسأله في أول اتصال وسجّل إجابته في ملفه.

3. 3

   قل بوضوح هل الحضور مطلوب

   لا تترك الموكل يستنتج. اكتب «مطلوب» أو «غير مطلوب»، وإن كان مطلوباً فاذكر ما يحضره معه، ومن يتصل به عند وصوله إلى المحكمة.

4. 4

   حدد المطلوب قبل الجلسة بموعد

   إذا كانت الجلسة لتقديم مستندات أو للرد على مذكرة، فاكتب ما تحتاجه من الموكل بالتحديد، وآخر موعد لتسليمه يترك للمحامي وقتاً لإعداده.

5. 5

   أرسل وتابع ما لم يُقرأ

   سجّل تاريخ الإرسال وقناته في ملف القضية. وإذا كان حضور الموكل مطلوباً ولم تُقرأ الرسالة أو لم يرد عليها، فاتصل به هاتفياً، ودوّن الاتصال في السجل نفسه.

6. 6

   بعد الجلسة أرسل الصيغة الثالثة في يومها

   حين تنتهي الجلسة بالتأجيل، أرسل إلى الموكل القرار بلغة واضحة والموعد الجديد والمطلوب له في اليوم نفسه، قبل أن يسأل، فتصبح هذه الرسالة بداية التذكير التالي.

أخطاء شائعة

• ذكر موضوع القضية أو اسم الخصم في رسالة واتساب قد تظهر على شاشة هاتف مقفل أو يقرؤها غير الموكل.
• كتابة التاريخ مختصراً مثل «3/4» دون السنة واليوم، أو ذكر يوم لا يوافق التاريخ.
• الاكتفاء برسالة لم تُقرأ حين يكون حضور الموكل الشخصي مطلوباً، دون اتصال يؤكد علمه بالموعد.
• إرسال الإشعار إلى رقم قديم، أو إلى موظف في شركة الموكل لا يتابع القضية.
• نقل قرار الجلسة بلغة المحكمة كما هو، فيتصل الموكل ليسأل عما يعنيه.