نموذج تقرير سير القضية للموكل

متى تحتاج هذا النموذج؟

• بعد جلسة صدر فيها قرار مؤثر، كإحالة الدعوى إلى خبير أو حجزها للحكم أو تكليف أحد الأطراف بإجراء.
• دورياً للموكلين من الشركات والجهات التي تطلب تقارير منتظمة عن قضاياها.
• عند صدور حكم، لشرح منطوقه والخيارات المتاحة والموعد الذي يحتاج فيه المكتب إلى قرار الموكل بشأن الطعن.
• قبل اجتماع مع الموكل، ليصل إليه مكتوباً ما سيُناقش.
• عند انتقال الملف إلى محامٍ آخر في المكتب أو انتهاء التمثيل، لتوثيق موقف القضية في ذلك التاريخ.

ماذا يجب أن يتضمن؟

1. بيانات القضية: رقمها وسنتها، والمحكمة المختصة والدائرة، ودرجة التقاضي، وصفة الموكل، والخصم.
2. الفترة التي يغطيها التقرير وتاريخ إعداده.
3. خلاصة الموقف في أسطر قليلة بلغة يفهمها الموكل.
4. جدول بما تم خلال الفترة: الجلسات وقراراتها والمذكرات والإجراءات بتواريخها.
5. الجلسة القادمة: تاريخها ووقتها والمطلوب فيها، ومن سيحضرها، وهل حضور الموكل مطلوب.
6. ما يحتاجه المكتب من الموكل: مستند أو معلومة أو قرار، بموعد أقصى لكل منها.
7. تقدير المحامي والخطوة التالية المقترحة، بعبارات لا تعد بنتيجة.
8. الرسوم أو المصروفات المتوقعة للمرحلة القادمة، واسم المحامي المسؤول ووسيلة التواصل معه.

كيف تملأ النموذج

1. 1

   اجمع وقائع الفترة من الملف

   قبل الكتابة راجع جلسات القضية وقراراتها، وما قُدّم من مذكرات وطلبات، وآخر تقرير أُرسل إلى الموكل، حتى يبدأ التقرير من حيث انتهى سابقه ولا يكرر ما يعرفه الموكل.

2. 2

   ابدأ بالخلاصة لا بالتفاصيل

   اكتب في أسطر قليلة أين وصلت القضية وما الذي تغيّر، واشرح كل مصطلح قضائي في جملة؛ فبعد «حجز الدعوى للحكم» مثلاً اذكر موعد النطق بالحكم وما سيفعله المكتب حتى ذلك اليوم.

3. 3

   اجعل الجلسة القادمة واضحة

   اذكر اليوم والتاريخ والوقت والدائرة والمطلوب في الجلسة، واسم المحامي الذي سيحضرها، وقل صراحة هل حضور الموكل مطلوب، فهذا أكثر ما يسأل عنه الموكل بعد قراءة التقرير.

4. 4

   حوّل احتياجاتك إلى طلبات بمواعيد

   كل مستند أو معلومة أو قرار تحتاجه من الموكل يُكتب في سطر مستقل، بموعد أقصى يسبق الجلسة بوقت يكفي لإعداده، لا «في أقرب وقت».

5. 5

   صُغ التقدير بحذر

   اعرض الخيارات وما توصي به وأسبابه، وتجنّب عبارات الضمان ونسب النجاح. وإن كان التقدير سلبياً أو حساساً، فقدّمه للموكل في اتصال أو اجتماع أولاً، ثم أكّده كتابة.

6. 6

   راجع وأرسل واحفظ

   طابق التواريخ وأرقام القضايا مع الملف، ثم أرسل التقرير بالقناة التي يعتمدها المكتب مع الموكل، واحفظ نسخته وتاريخ إرساله في ملف القضية.

أخطاء شائعة

• نقل قرارات الجلسات بلغة المحكمة كما هي، فيقرأ الموكل التقرير ولا يعرف ما الذي حدث في قضيته.
• الوعد بنتيجة أو بموعد للحكم، ثم الاضطرار إلى تفسير ما لم يتحقق.
• ذكر ما يحتاجه المكتب من الموكل دون موعد، فيصل المستند صباح الجلسة أو بعدها.
• إرسال التقرير إلى بريد عام للشركة أو إلى موظف غير مكلف بمتابعة القضية.
• كتابة التقرير من الذاكرة، فيختلف تاريخ الجلسة القادمة فيه عما في ملف القضية.