نموذج خطاب مطالبة بأتعاب متأخرة
خطاب المطالبة بأتعاب متأخرة رسالة رسمية من مكتب المحاماة إلى الموكل تحدد الدفعات التي حلّ موعدها ولم تُسدَّد، بمبالغها وتواريخ استحقاقها وفق عقد الأتعاب، وتطلب سدادها خلال مهلة محددة وبطرق واضحة. ويُرسل بعد تذكير ودي لم يُثمر، فيحفظ للمكتب أثراً مكتوباً للمطالبة.
يرسل هذا الخطاب في الغالب المحاسب أو الشريك المسؤول عن الموكل، بعد أن يمر موعد الدفعة ولا يُثمر تذكير هاتفي أو رسالة ودية. ولا يُقصد به القطيعة، فالموكل ما زال موكلاً وقضيته ما زالت في يد المكتب، وإنما توثيق المطالبة بأرقام لا تحتمل الخلاف: أي عقد، وأي دفعات، وكم، ومنذ متى. لذلك يُرفق به كشف الحساب، ويُترك فيه للموكل مخرج كريم إن كان قد سدد ولم يصل السداد إلى المكتب. وفي المكاتب المنظمة يمر الخطاب على المحامي المسؤول عن الملف قبل إرساله، لأن توقيته قد يتصل بجلسة قريبة أو مرحلة حساسة في القضية.
متى تحتاج هذا النموذج؟
- بعد مرور موعد دفعة أو أكثر وتذكير ودي لم يُستجب له.
- عندما يتراكم على الموكل أكثر من دفعة متأخرة في عقد واحد أو أكثر.
- قبل أي خطوة يتيحها العقد عند التأخر، كالتنحي بعد الإخطار، ليكون الإخطار مكتوباً.
- عندما تحتاج شركة موكلة إلى مطالبة مكتوبة لتمرير الدفع في إجراءاتها الداخلية.
ماذا يجب أن يتضمن؟
- رقم الخطاب وتاريخه، واسم الموكل وعنوانه أو بريده كما في العقد.
- موضوع واضح يذكر رقم عقد الأتعاب وتاريخه.
- جدول بالدفعات المتأخرة: تاريخ استحقاق كل دفعة ومبلغها والمسدد منها والمتبقي.
- إجمالي المتأخر رقماً وكتابةً بالريال القطري، ومهلة السداد بالأيام.
- طرق السداد: الحساب البنكي برقم IBAN، والشيك، والسداد في مقر المكتب.
- عبارة تجعل الخطاب كأن لم يكن إن تم السداد، مع طلب ما يثبته.
- الإشارة إلى البند الذي ينظم أثر التأخر في العقد، دون تهديد أو لغة جارحة.
- اسم المسؤول ووسيلة التواصل معه، والتوقيع والختم، والمرفقات.
السيد/ [اسم الموكل] المحترم (أو: السادة/ [اسم الشركة] المحترمين)
العنوان: مبنى رقم [رقم المبنى]، شارع [رقم الشارع]، منطقة [رقم المنطقة]، الدوحة – دولة قطر — البريد الإلكتروني: [البريد الإلكتروني]
الموضوع: مطالبة بسداد دفعات أتعاب متأخرة بموجب عقد الأتعاب رقم [رقم العقد] المؤرخ [تاريخ العقد]
تحية طيبة وبعد،
بالإشارة إلى عقد الأتعاب المبرم بينكم وبين مكتبنا بتاريخ [تاريخ العقد] بشأن [موضوع العقد: رقم الدعوى والمحكمة، أو الخدمة القانونية]، نود إحاطتكم بأن الدفعات المبينة أدناه قد حلّ موعد استحقاقها ولم يرد إلينا سدادها حتى تاريخ هذا الخطاب:
| الدفعة | تاريخ الاستحقاق | المبلغ المستحق | المسدد منها | المتبقي |
|---|---|---|---|---|
| [رقم الدفعة] | [تاريخ الاستحقاق] | [المبلغ] | [المسدد] | [المتبقي] |
| [رقم الدفعة] | [تاريخ الاستحقاق] | [المبلغ] | [المسدد] | [المتبقي] |
| الإجمالي (ريال قطري) | — | [المجموع] | [المجموع] | [إجمالي المتأخر] |
وعليه، نرجو التكرم بسداد المبلغ المتأخر وقدره [المبلغ بالأرقام] ريال قطري (فقط [المبلغ كتابةً] ريال قطري لا غير) خلال [عدد الأيام] أيام من تاريخ استلامكم هذا الخطاب، بإحدى الطرق التالية:
- تحويل بنكي إلى حساب المكتب لدى [اسم البنك]، رقم الحساب الدولي (IBAN): [رقم الحساب الدولي]، مع ذكر رقم العقد في بيان التحويل.
- شيك باسم [اسم المكتب كما يُكتب في الشيكات].
- السداد في مقر المكتب خلال أوقات الدوام، مقابل سند قبض.
وإن كنتم قد سددتم المبلغ قبل وصول هذا الخطاب، فنرجو اعتباره كأن لم يكن، وتزويدنا بما يثبت السداد لتحديث حسابكم. ونرفق لكم كشف حسابكم حتى تاريخه، ويسعدنا الإجابة عن أي استفسار بشأنه عن طريق [اسم المسؤول] على الهاتف +974 [رقم الهاتف] أو البريد الإلكتروني [البريد الإلكتروني].
ونحيطكم علماً بأن البند [رقم البند] من العقد ينظم أثر التأخر في السداد، وكلنا حرص على تسوية الأمر ودياً بما يضمن استمرار العمل في ملفكم دون انقطاع، مع حفظ جميع حقوق المكتب.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير،
المرفقات: كشف حساب حتى [تاريخ الكشف] — صورة من جدول دفعات عقد الأتعاب.
للمطالبة الثانية بعد انقضاء المهلة، أبقِ الجدول نفسه، واختصر المقدمة، وأشر إلى رقم هذا الخطاب وتاريخه.
كيف تملأ النموذج
تحقق من الأرقام قبل الكتابة
استخرج كشف حساب الموكل وطابقه بسندات القبض وجدول دفعات العقد، وتأكد أن كل دفعة في الجدول قد حلّ موعدها فعلاً ولم يصل سدادها، ولا تُدرج دفعة لم يحن موعدها.
راجع التوقيت مع المحامي المسؤول
اسأل المحامي المسؤول عن الملف إن كانت في القضية جلسة قريبة أو مرحلة حساسة، فقد يرى أن يبدأ هو بالاتصال، أو أن يؤجَّل الخطاب أياماً.
املأ الجدول والمهلة
اكتب لكل دفعة تاريخ استحقاقها ومبلغها والمسدد منها والمتبقي، ثم الإجمالي رقماً وكتابةً. واختر مهلة سداد معقولة بالأيام، واكتب رقم البند الذي ينظم أثر التأخر في العقد.
أرسل بقناة تثبت الوصول
أرسل الخطاب بالقناة المعتمدة للإخطارات في العقد، كالبريد الإلكتروني المسجل فيه، أو سلّمه باليد مقابل توقيع بالاستلام، واحفظ ما يثبت الإرسال وتاريخه في ملف الموكل.
تابع حتى نهاية المهلة
دوّن تاريخ انتهاء المهلة؛ فإن سُدد المبلغ فأصدر سند القبض وأبلغ الموكل بوصوله، وإن لم يُسدَّد فالخطوة التالية يقررها الشريك والمحامي المسؤول وفق العقد.
أخطاء شائعة
- المطالبة بمبالغ لم يحن موعدها، أو بمبالغ سُددت ولم تُسجل بعد، فتهتز ثقة الموكل في حسابات المكتب.
- لغة تهديد، أو تفاصيل من القضية، في خطاب قد يقرؤه موظفون لدى الموكل.
- ذكر أثر التأخر دون الرجوع إلى نص العقد، أو التلويح بإجراء لا يتيحه العقد.
- إرسال الخطاب إلى بريد أو رقم غير المعتمد في العقد، فلا يثبت وصوله.
- عدم إرفاق كشف الحساب، فيطلب الموكل التفاصيل ويتأخر السداد أسبوعاً آخر.
أصدِر هذا المستند من بيانات مكتبك
في مُرافِع تظهر الدفعات المتأخرة في صفحة «دفعات العقود» مع المستحقة خلال 7 أو 30 يوماً، ويعرض «الملخص المالي» المتأخر والمستحق خلال 30 يوماً، فيعرف المحاسب من يحتاج إلى خطاب قبل أن يتراكم التأخر. ويُرسل النظام للموكلين تذكيرات الدفعات المستحقة تلقائياً وفق الإعدادات، ويمكن مراسلة الموكل من «الرسائل والإشعارات» بالواتساب أو البريد بقالب أو برسالة حرة، وتُسجَّل كل رسالة بحالتها. ويُطبع كشف حسابه بترويسة المكتب أو يُحفظ PDF ليُرفق بالخطاب، وإن أُظهر له الحساب المالي في بوابة العملاء رأى بنفسه المستحق عليه الآن ومنه المتأخر عن موعده.