نموذج سند صرف لمكتب المحاماة
سند الصرف ورقة تثبت خروج مبلغ من صندوق مكتب المحاماة أو حسابه: لمن صُرف، وكم بالأرقام وكتابةً بالريال القطري، وعن ماذا، وبأي طريقة، ومن اعتمده. ويحدد في مكتب المحاماة أيضاً من يتحمل المبلغ: الموكل فيُضاف إلى حسابه، أو المكتب نفسه كالإيجار والرواتب.
يحرر سند الصرف محاسب المكتب، ويعتمده الشريك أو المدير بحسب الصلاحيات التي يضعها المكتب، ويوقّع المستفيد على استلام المبلغ. وفي مكتب المحاماة نوعان من المصروفات لا ينبغي أن يختلطا: مبالغ يدفعها المكتب عن موكل في ملفه، كالرسوم القضائية وأتعاب الخبير والترجمة، ثم يستردها منه؛ ومصاريف المكتب نفسه من إيجار ورواتب وكهرباء ونثريات. لذلك يضم النموذج خانة صريحة تحدد على من يُحمَّل المبلغ، ورقم القضية التي صُرف فيها، ورقم طلب المصروفات الذي اعتُمد بموجبه إن كان المكتب يعمل بالطلبات.
متى تحتاج هذا النموذج؟
- عند دفع رسوم قضائية أو حكومية عن موكل في ملف قائم.
- عند صرف أتعاب خبير أو مترجم أو مستحقات طرف خارجي في قضية.
- عند صرف مصاريف المكتب الدورية: الإيجار والرواتب والكهرباء والاتصالات.
- عند صرف سلفة نثرية لمندوب أو موظف تُسوّى بعد ذلك بالفواتير.
- عند رد مبلغ زائد للموكل بعد انتهاء القضية أو العقد.
ماذا يجب أن يتضمن؟
- رقم السند المتسلسل وتاريخه، واسم المكتب وترويسته.
- اسم المستفيد كما يرد في الإيصال أو الفاتورة أو الشيك.
- المبلغ بالأرقام وكتابةً بالريال القطري، وطريقة الصرف وتفاصيلها.
- البيان وبند المصروف، مثل رسوم قضائية أو ترجمة أو إيجار أو نثريات.
- الموكل والقضية أو الخدمة إن كان المصروف في ملف، وهل يُحمَّل على حساب الموكل.
- المرفقات المؤيدة: إيصال الرسوم أو فاتورة المستفيد، ورقم طلب المصروفات المعتمد.
- توقيع المحاسب والمعتمد، وتوقيع المستفيد بالاستلام.
سند صرف
المبلغ: [المبلغ بالأرقام] ريال قطري
يُصرف إلى السيد/السادة: [اسم المستفيد]
مبلغاً وقدره: فقط [المبلغ كتابةً بالريال والدراهم] لا غير
طريقة الصرف (يُشطب ما لا ينطبق): نقداً / شيك رقم [رقم الشيك] بتاريخ [تاريخ الشيك] على [اسم البنك] / تحويل بنكي برقم مرجع [رقم المرجع]
وذلك عن: [البيان]
| بند المصروف | الموكل | القضية / الخدمة | يُحمَّل على |
|---|---|---|---|
| [بند المصروف] | [اسم الموكل أو «لا يوجد»] | [رقم القضية أو الخدمة] | [حساب الموكل / مصاريف المكتب] |
المرفقات: [إيصال سداد الرسوم / فاتورة المستفيد / صورة الشيك / إيصال التحويل]
إقرار المستفيد: أقر أنا الموقّع أدناه بأنني استلمت المبلغ المذكور أعلاه كاملاً.
إذا صُرف المبلغ بتحويل أو سُدد لجهة حكومية مقابل إيصال إلكتروني، فأرفق الإيصال واكتب رقمه في المرفقات بدل توقيع المستفيد.
كيف تملأ النموذج
تأكد من اعتماد الصرف أولاً
لا يُحرر السند قبل أن يوافق عليه من يملك صلاحية الاعتماد في مكتبك، بطلب مصروفات مكتوب أو بتوقيعه على السند نفسه. واكتب رقم الطلب في رأس السند إن وُجد، حتى لا يُصرف الطلب الواحد مرتين.
حدد على من يُحمَّل المبلغ
اسأل قبل الكتابة: هل سيسترد المكتب هذا المبلغ من موكل؟ إن كان كذلك فاكتب اسم الموكل ورقم القضية واختر «حساب الموكل»، وإلا فهو من مصاريف المكتب ويُختار له بند مثل الإيجار أو الرواتب أو النثريات.
اكتب المستفيد والمبلغ كما في المستند المؤيد
انقل اسم المستفيد من الفاتورة أو الإيصال أو الشيك حرفياً، واكتب المبلغ بالأرقام ثم بالحروف بالريال القطري، وطابقهما مع المستند المرفق.
أرفق ما يثبت الصرف
ثبّت بالسند إيصال سداد الرسوم أو فاتورة الخبير أو المترجم أو صورة الشيك. فهذه المرفقات هي ما يُعرض على الموكل إذا سأل عن مصروف ظهر في كشف حسابه.
اجمع التوقيعات واحفظ السند
يوقّع المحاسب ثم المعتمد، ويوقّع المستفيد بالاستلام مع رقم بطاقته الشخصية إن كان الصرف نقداً. ثم تُحفظ صورة السند في ملف القضية إن كان المصروف على حساب موكل.
أخطاء شائعة
- صرف مبالغ عن موكل دون ربطها بقضيته، فلا تظهر في كشف حسابه ولا تُسترد منه.
- خلط مصاريف المكتب بمصروفات الموكلين، فتتضخم أرقام القضايا أو تختفي مصاريف المكتب الحقيقية.
- صرف نقدي بلا توقيع المستفيد أو بلا إيصال مؤيد.
- بيان مبهم مثل «مصاريف» دون تحديد البند والقضية.
- تحرير السند بعد الصرف بأيام، فيختلف تاريخه عن تاريخ خروج المبلغ.
أصدِر هذا المستند من بيانات مكتبك
في مُرافِع يُصدر سند الصرف من «سندات الصرف» باختيار بند المصروف، ثم يُربط بالدعوى أو الخدمة ويُحدَّد إن كان «على حساب الموكل» فيظهر في كشف حسابه، أما السند غير المرتبط بموكل أو دعوى أو خدمة فيُحسب من «مصاريف المكتب»، وتعرض صفحتها إجماليها حسب البند مع التصدير إلى Excel. وإذا عمل المكتب بطلبات المصروفات، مرّ الطلب بالإدارة المالية ثم الإدارة العليا، ثم يصدر المحاسب سند الصرف من صفحة الطلب المعتمد، فيُسجَّل الطلب منفذاً ويُطبع رقم السند عليه. ويُطبع السند بترويسة المكتب والمبلغ مكتوباً بالحروف، ولطباعته صلاحية مستقلة، وتُسجَّل كل طباعة في سجل التدقيق باسم الموظف ووقتها ورقم السند.